Приложение к Решению от 25.07.2012 г № 55/656 Программа
Долгосрочная целевая программа развития архивного дела муниципального района ишимбайский район республики башкортостан на 2012 — 2018 гг. паспорт программы
| Наименование | Долгосрочная целевая программа "Развитие архивного дела в МР Ишимбайский район РБ на 2012 - 2018 гг." |
| Основание для разработки Программы | - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ"; - Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ"; - Постановление Правительства РБ от 28.12.2010 N 517 "О порядке принятия решений о разработке долгосрочных целевых программ РБ, их формировании и реализации" |
| Муниципальный заказчик Координатор Программы | Администрация муниципального района Ишимбайский район |
| Разработчик Программы | Архивный отдел Администрации МР Ишимбайский район |
| Главные распорядители бюджетных средств (исполнители) Программы | Администрация муниципального района Ишимбайский район |
| Цель Программы | Совершенствование системы архивного дела |
| Задачи Программы | - Укрепление и модернизация материально-технической базы архивного отдела; - обеспечение надлежащих условий сохранности архивных документов, оснащение архива современными системами охранно-пожарной сигнализации; - оснащение средствами связи, компьютерной оргтехникой; - пополнение архивного фонда МР, обеспечение необходимых технологических процессов в работе с документами архивного фонда, создание и совершенствование информационно-поисковых систем, баз данных о документах архивного фонда; - повышение качества комплектования архива новыми архивными документами, в том числе за счет приема документов на электронных носителях; - создать условия для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам муниципального района с целью удовлетворения потребностей в архивной информации; - дальнейшее развитие электронного документооборота, в том числе оказание муниципальных услуг в области архивного дела в электронном виде; - повышение профессионального уровня работников архивного отдела |
| Сроки реализации Программы | 2012 - 2018 годы |
| Перечень основных мероприятий Программы | 1. Техническое оснащение архива: - перевести архивный отдел в другое отдельно стоящее здание, отвечающее всем требованиям. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда МР Ишимбайский район РБ. 2. Оснащение архива необходимым компьютерным оборудованием и оргтехникой. 3. Обеспечение доступности ретроспективной информации. Организация использования архивных документов: - создание условий для расширенного доступа к документам Архивного фонда МР Ишимбайский район РБ (возможность создания информационно-поисковых систем, доступных для пользователей: фондовый каталог, электронная библиотека данных и т.д.); - обеспечение должного условия обмена информацией для повышения оперативности подготовки документов в пределах компетенции архивного отдела и исполнения тематических запросов; - оперативное исполнение запрашиваемых в архиве документов постоянного хранения и повышение эффективности исполнения социально-правовых запросов; - организационно-методическое руководство ведомственными архивами предприятий, организаций и учреждений МР Ишимбайский район РБ посредством электронного документооборота. 4. Обеспечение физической сохранности документов: - предотвращение старения и разрушения, износа документов |
| Объем и источники финансирования Программы | Общий объем финансирования Программы: в том числе: из средств местного бюджета - 2 млн. 980 тыс. рублей; из средств республиканского бюджета - 4 млн. рублей. В том числе по годам: из средств местного бюджета: 2012 г. - 320 тыс. руб. 2013 г. - 865 тыс. руб. 2014 г. - 215 тыс. руб. 2015 г. - 448 тыс. руб. 2016 г. - 231 тыс. руб. 2017 г. - 441 тыс. руб. 2018 г. - 460 тыс. руб. из средств республиканского бюджета: 2012 г. - 0 2013 г. - 4 млн. руб. 2014 г. - 0 2015 г. - 0 2016 г. - 0 2017 г. - 0 2018 г. - 0 |
| Прогноз ожидаемых конечных результатов реализации Программы | 1. Создание условий для эффективного хранения документов Архивного фонда Ишимбайского муниципального района: техническое оснащение архива металлическими стеллажами, мебелью, средствами пожаротушения, архивными коробами, оргтехникой, позволяющей вести планомерный прием, учет и использование документов. 2. Обеспечение максимального оперативного доступа пользователей к ретроспективной информации: - создание информационно-поисковых систем, доступных для пользователей, обеспечение социальных прав и гарантий граждан |
| Система организации контроля над исполнением Программы | Контроль за ходом реализации Программы осуществляет муниципальный заказчик, Координатор Программы Администрации МР Ишимбайский район Республики Башкортостан |
1.ЦЕЛЬ ПРОГРАММЫ
Совершенствование системы архивного дела.
2.ЗАДАЧИ ПРОГРАММЫ
Достижение поставленной цели будет решаться путем реализации следующих задач:
- мероприятия по укреплению и модернизации материально-технической базы архивного отдела Администрации МР Ишимбайский район;
- обеспечение надлежащих условий сохранности архивных документов, оснащение архива современными системами охранно-пожарной сигнализации;
- оснащение средствами связи, компьютерной и оргтехникой;
- пополнение Архивного фонда района, города, обеспечение необходимых технологических процессов в работе с документами архивного фонда, создание и совершенствование информационно-поисковых систем, баз данных о документах Архивного фонда;
- повышение качества комплектования архива новыми архивными документами, в том числе за счет приема документов на электронных носителях;
- создание условий для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам района, города с целью удовлетворения потребностей в архивной информации;
- развитие электронного документооборота, в том числе оказание муниципальных услуг в области архивного дела в электронном виде;
- повышение профессионального уровня работников архивного отдела.
К числу наиболее значимых приоритетов относится перевод архивного отдела в отдельно стоящее здание, соответствующее всем требованиям, модернизация и оснащение архива современным стеллажным оборудованием, повышение профессионального уровня работников архивного отдела и комплектование его необходимым штатом, проведение мероприятий по информатизации архивного дела.
3.ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ДОЛГОСРОЧНОЙ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ "РАЗВИТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА
В МР ИШИМБАЙСКИЙ РАЙОН РБ НА 2012 - 2018 ГГ."
Актуальность разработки данной Программы обусловлена назревшей необходимостью совершенствования сферы архивного дела в районе, цель которого - внедрение принципов, технологий и систем организации, способствующих обеспечить запросы и потребности общества в области сохранения и использования архивной информации.
Программа рассматривает принципиальные вопросы развития архивного дела района в долгосрочной перспективе на 2012 - 2018 гг. и практикуется как система основных направлений архивной работы.
Архивный отдел Администрации МР Ишимбайский район исполняет роль муниципального архива и осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое руководство ведомственными архивами учреждений, организаций и предприятий - источниками комплектования Архивного фонда муниципального района, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления (ДОУ). В первую очередь совершенствование архивного дела связано с демократизацией использования архивной информации, расширением доступа к ней граждан, интенсивным использованием архивных документов и т.д.
Архивный отдел Администрации размещен на первом этаже жилого дома по адресу: пр. Ленина, д. 66 - в бывшем продовольственном магазине "Универсам", что является нарушением требований к помещениям архивохранилищ ("Основные правила работы государственных архивов РФ" М. 2002 г.). По всей длине помещения архивного отдела с обеих сторон на уровне потолка проходят трубы отопления, водоснабжения, что создает постоянную угрозу затопления архива. Постоянно происходит затопление архива жителями второго этажа. Архивохранилища N 1 и N 2 переполнены и поэтому надо срочно архивный отдел перевести в отдельно стоящее здание, отвечающее всем требованиям к помещению архива ("Основные правила работы государственных архивов РФ" М. 2002 г.).
Архивный отдел занимает всего 366,5 кв. м площади, архивохранилище N 1 - 178,1 кв. м, архивохранилище N 2 - 100,2 кв. м. Нет читального зала, помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов, помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов, помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов, помещения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-фотокопирование; фотореставрации и т.п.) и т.д., помещения для научно-справочной библиотеки, помещения методического кабинета, помещения выставочного зала.
По состоянию на 01.01.2012 общий объем документов составил 61470 ед. хр. (в 2010 г. - 49210 ед. хр.), из них 35133 ед. хр. - документы по личному составу, т.е. документы ликвидированных предприятий, хозяйств (в 2011 г. принято 11062 ед. хр. документов по личному составу) и 24180 ед. хр. управленческих документов, 636 документов личного происхождения, 873 ед. хр. - фотодокументы и 648 ед. хр. - научно-техническая документация. Для хранения такого объема документов должны быть созданы все необходимые условия.
По состоянию на 01.01.2012 источниками комплектования архивного отдела являлись 61 организаций, предприятий и учреждений, создающих документы, имеющие научное, социальное, экономическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия района.
В последние годы архивная информация стала особенно востребована, она используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным политическим и историческим событиям района. В этих целях архивный отдел практикует организацию выставок архивных документов, публикации статей и периодической печати. В функцию архивного отдела входит такой важный вид оказания услуг населению, как исполнение социально-правовых, тематических запросов граждан путем оформления и выдачи архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот и т.д. Сегодня на архивный отдел идет шквал запросов - по 20 - 25 в день.
С каждым годом увеличивается количество исполненных запросов:
2001 г. - 573 запроса;
2008 г. - 2551 запрос;
2009 г. - 4034 запроса;
2010 г. - 4922 запроса;
2011 г. - 5517 запросов.
При 3 штатных единицах выполнить такое количество запросов в установленное время (1 месяц) практически невозможно. Работники, присланные Центром занятости населения, полностью не решают эти проблемы. Нужны специалисты с соответствующим образованием. И поэтому Администрации МР Ишимбайский район надо выделить еще 3 штатные единицы согласно норме. Задачи, поставленные перед архивным отделом, можно выполнить только тогда, когда штат будет укомплектован и распределение обязанностей будет следующим:
- 1) специалист 2 категории - ежедневный прием граждан;
- 2) главный специалист - руководит и исполняет электронный документооборот, оказывает муниципальные услуги в области архивного дела в электронном виде;
+ 3) ведущий специалист - проводит работу по введению автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ "Версия-4";
+ 4) специалист 1 категории - осуществляет выполнение запросов граждан;
- 5) специалист 1 категории - осуществляет выполнение запросов граждан;
+ 6) начальник архивного отдела - выполняет свои должностные обязанности.
Согласно такому распределению обязанностей надо вводить изменения в должностные инструкции.
Решение задач сохранения документов Архивного фонда МР Ишимбайский район, его использования и дальнейшего развития требуют реализации комплекса мероприятий по обеспечению запросов и потребностей в области сохранения и использования архивной информации.
Проявившийся за последнее время широкий интерес общественности к прошлому, документальному наследию, хранящемуся в архивах страны, района, необходимо закрепить и всесторонне развивать как важнейший фактор нравственного восприятия и духовного обновления общества.
4.ОБЪЕМ И ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ ПРОГРАММЫ
Для реализации Программы предполагается привлечение и эффективное использование финансовых ресурсов республиканского и районного бюджетов.
Ожидается общий социально-экономический эффект от реализации Программы - сохранение архивного фонда города и района, расширение площадей архивохранилищ, недопущение фактов утраты и хищения документов, увеличение объема исторически значимых документов, повышение уровня удовлетворения общих потребностей в информации.
Реализация Программы расширит издательскую деятельность по фондам архивов в виде сборников документов, энциклопедических, научно-популярных изданий, решит конкретные проблемы по укреплению кадрового потенциала архивной службы.
5.МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ, КОНТРОЛЬ НАД ЕЕ ИСПОЛНЕНИЕМ
Основные механизмы Программы:
Разработчик Программы - архивный отдел Администрации МР Ишимбайский район:
- ежегодно уточняет целевые показатели и затраты на программные мероприятия;
- вносит в установленном порядке предложения в Администрацию МР Ишимбайский район РБ об изменении или продлении мероприятий, рассмотрении проблем, возникающих в ходе реализации Программы;
- обеспечивает качественное организационное и методическое исполнение программных мероприятий;
- готовит документы для заключения договоров, приобретение и доставку архивных коробов, мебели, компьютерной и оргтехники и т.д.
Контроль за ходом реализации Программы осуществляет муниципальный заказчик, Координатор Программы - Администрация МР Ишимбайский район РБ.
6.ПРОГНОЗ ОЖИДАЕМЫХ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ЕЕ РЕАЛИЗАЦИИ
Отличительной особенностью сферы архивного дела является то, что основные результаты деятельности выражаются, как правило, в социальном эффекте и проявляются в увеличении потребности граждан в архивной информации.
Последствия такого рода не поддаются обычным статическим измерениям. Предполагается использовать систему показателей, характеризующих лишь текущие результаты деятельности архива, ее объемные показатели.
Оценка эффективности реализации Программы производится путем сравнения фактически достигнутых показателей за соответствующий год с утвержденными значениями показателей.
Социально-экономический эффект от реализации Программы выражается:
- в переводе архивного отдела в отдельно стоящее здание, соответствующее всем требованиям, улучшении технического оснащения архива для создания более благоприятных условий для хранения документов:
1) приобретение новой мебели для рабочих кабинетов, архивохранилищу и т.д. улучшит условия труда сотрудников архива и более комфортные условия для граждан-заявителей архивной информации.
- в обеспечении доступности ретроспективной информации, сохранения документальной базы архива для истории и обеспечения социальных прав и гарантий граждан:
1) приобретение компьютеров и установка программы "Архивный фонд - версия 4" позволит при нулевом показателе создать фондовый каталог;
- ввести ежегодно 50 электронных карточек Архивного фонда с перспективой введения новых карточек фондов на последующие годы;
- ввести в электронную базу данных документы Архивного фонда с перспективой создания электронных баз данных до 100% на последующие годы (по ежегодному плану);
2) продолжить работу приема запросов социально-правового характера в электронном виде;
- развитие электронного документооборота, в том числе оказание муниципальных услуг в области архивного дела в электронном виде;
3) укрепление кадрового потенциала (на каждые 10 тыс. ед. хр. документов 1 специалист).