Постановление от 21.08.2006 г № 8/1180
О Регламенте Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан
В целях укрепления исполнительской дисциплины, повышения эффективности работы органов управления и структурных подразделений Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Регламент Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан.
2.Руководителям отделов Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан строго руководствоваться в своей деятельности требованиями Регламента и обеспечить ознакомление и исполнение Регламента подчиненными.
3.Управляющему делами Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан (Данилкин В.А.) обеспечить контроль за соблюдением требований Регламента.
Глава
Администрации
Г.П.ПАРШИКОВ
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД САЛАВАТ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящий Регламент Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан (далее - Регламент) определяет порядок и организацию деятельности Аппарата, отделов и комитетов Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан (далее - Администрация).
1.2.Структурные подразделения и органы управления Администрации в своей деятельности подчиняются главе Администрации, осуществляющему руководство деятельностью Администрации на принципе единоначалия.
1.3.Структурные подразделения и органы управления Администрации осуществляют свою деятельность на основании Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан, федерального и республиканского законодательства, нормативно-правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, Президента и Правительства Республики Башкортостан, решений Совета городского округа и распоряжений главы Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан, Устава городского округа город Салават Республики Башкортостан.
1.4.Контрольно-аналитическое и информационное обеспечение деятельности Администрации, взаимодействие структурных подразделений, органов управления Администрации, организацию работы Аппарата, кадровую работу, материально-техническое обслуживание обеспечивают соответствующие отделы Администрации городского округа.
2.ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ
2.1.Органы управления и структурные подразделения Администрации организуют свою работу в соответствии с квартальными планами. Планы работы разрабатываются на основе актов органов государственной власти и управления, нормативных правовых актов Совета городского округа, постановлений и распоряжений Администрации городского округа и включают в себя конкретные меры, обеспечивающие реализацию задач, предоставленных Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом от 18.03.2005 N 162-з "О местном самоуправлении в Республике Башкортостан".
2.2.В каждом структурном подразделении и органе управления Администрации разрабатываются квартальные планы работы, которые подписываются их руководителями и утверждаются по подчиненности заместителями главы Администрации.
2.3.Копии планов работы представляются в организационно-контрольный отдел за 10 дней до начала планируемого периода.
Планы должны включать в себя разделы с конкретными сроками исполнения и ответственными за их исполнение:
- вопросы, выносимые на заседание Совета городского округа;
- вопросы, выносимые на заседания Администрации, организационные мероприятия;
- контроль за исполнением нормативных правовых и распорядительных документов.
2.4.На основании представленных планов организационно-контрольный отдел формирует план основных мероприятий Администрации на квартал. Утвержденный главой Администрации план рассылается исполнителям.
2.5.Контроль за выполнением основных направлений деятельности Администрации осуществляется первым заместителем главы Администрации, заместителями главы Администрации.
2.6.Оперативный контроль и подготовку отчетов о реализации основных направлений деятельности Администрации за прошедший квартал осуществляет организационно-контрольный отдел на основании информации (отчетов), представляемой органами управлений и структурными подразделениями не позднее 5 числа следующего квартала.
3.ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ
3.1.В соответствии со ст. 25 Устава городского округа город Салават Республики Башкортостан глава Администрации по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.
Руководители органов управления Администрации издают в пределах своей компетенции приказы.
Акты Администрации и руководителей органов управления Администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.
3.2.Распоряжения Администрации, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории городского округа предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами независимо от подчиненности и организационно-правовых форм собственности.
3.3.По вопросам текущей деятельности органов управления и структурных подразделений Администрации глава Администрации может давать указания и поручения в устной или письменной форме. Оперативный контроль за исполнением устных указаний и поручений осуществляется руководителями соответствующих структурных подразделений Администрации, письменных - организационно-контрольным отделом.
3.4.Право вносить проекты распоряжений Администрации на рассмотрение главы Администрации имеют первый заместитель главы Администрации, заместители главы Администрации, управляющий делами, руководители структурных подразделений и органов управления Администрации.
3.5.Основанием для подготовки проекта документа может быть письменное или устное поручение главы Администрации, инициативное решение руководителя структурного подразделения или органа управления Администрации в пределах его компетенции.
3.6.Проект распоряжения Администрации должен соответствовать следующим требованиям:
3.6.1.Действующему законодательству и Уставу городского округа.
3.6.2.Иметь краткий заголовок, отражающий суть документа.
3.6.3.Исполнен в отпечатанном виде в одном экземпляре, содержать преамбулу со ссылкой на нормативные акты федерального и республиканского уровня (проекты, носящие оперативный характер и не требующие пояснения, могут не иметь преамбулы); иметь в распорядительной части четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения.
3.6.4.В последнем пункте распорядительной части документа, подлежащего контролю, должны быть указаны должностные лица, на которых возлагается контроль за выполнением распоряжения, и сроки представления промежуточной (если требуется) информации.
3.6.5.Проект, подготавливаемый в соответствии или во исполнение законодательных или иных нормативных актов органов государственной власти Российской Федерации, Республики Башкортостан, должен содержать ссылки на наименование законодательного акта, дату его издания, номер и заголовок.
3.6.6.Проект документа может иметь приложение, содержащее необходимую дополнительную информацию, в этом случае в тексте документа делается ссылка на прилагаемое приложение; приложение визируется исполнителем. При наличии более одного приложения они нумеруются.
3.6.7.Проект должен учитывать ранее принятые распоряжения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об их отмене или изменении; документы, подлежащие признанию полностью или частично утратившими силу, перечисляются в последних пунктах проекта.
3.6.8.Проект согласовывается с соответствующими должностными лицами (должность, фамилия, инициалы, дата согласования), список должностных лиц располагается на листе согласования.
3.6.9.Проект подписывается инициатором и подлежит обязательному визированию начальником юридического отдела, первым заместителем главы Администрации или заместителем главы Администрации, курирующим данный вопрос. Проект распоряжения, содержащий финансовые, бюджетные или кредитные вопросы, подлежит обязательному визированию в ТФУ. Полноту визирования и правильность оформления документа определяет управляющий делами Администрации, который визирует проект документа последним.
3.7.При наличии разногласий у должностных лиц, согласовывающих проект, инициатор должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, должностные лица, визирующие проект, излагают замечания в отдельной записке, которая прилагается к проекту. В этом случае рядом с визой делается запись: "Замечания прилагаются".
Начальник юридического отдела имеет право затребовать нормативные акты, на основе и во исполнение которых разрабатывался проект.
В случае выявления в проекте документа несоответствий законодательным и нормативным актам начальник юридического отдела возвращает проект исполнителю на доработку с соответствующим заключением. При этом дальнейшее визирование проекта документа не производится.
Юридический отдел рассматривает проект документа не более как в трехдневный срок, если главой Администрации не установлен иной срок рассмотрения.
Срок визирования проектов документов первым заместителем главы Администрации и заместителями главы Администрации, должностными лицами других структурных подразделений и органов управления Администрации при отсутствии в них специально оговоренного срока не должен превышать двух рабочих дней.
Документы с грифом "вне очереди", "срочно" подлежат немедленному рассмотрению, в этом случае срок всех согласований не должен превышать одного рабочего дня.
При превышении указанных сроков должностные лица, визирующие проект, дают письменные объяснения о причинах задержки.
3.8.Завизированный соответствующими должностными лицами проект передается в организационно-контрольный отдел, где он проверяется на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству, и представляется со всеми имеющимися приложениями на подпись главе Администрации.
3.9.По представленному проекту распоряжения глава Администрации принимает одно из следующих решений:
- подписывает документ;
- направляет проект документа на доработку, при этом делается запись: "На доработку" с указанием характера изменения проекта либо с иными поручениями. В этом случае проект документа немедленно возвращается исполнителю и дорабатывается им в течение трех дней. После доработки необходимо провести повторное согласование документа в порядке, предусмотренном п.п. 3.6 и 3.7;
- отклоняет проект документа в целом, при этом делается запись: "Отклоняю".
3.10.Подписанные главой Администрации города распоряжения регистрируются в протокольной части, копируются; на каждую копию документа ставится печать протокольной части, и в трехдневный срок копии выдаются под расписку исполнителям согласно указателю рассылки, представленному автором документа. В обязательном порядке принятые распоряжения Администрации направляются в Президиум Совета городского округа в течение дня, в прокуратуру города - по окончании месяца, но не позднее 10 дней.
Подлинник документа с приложениями хранится в протокольной части, затем сдается в городской архив. Имеющиеся справочные и информационные материалы к нему возвращаются исполнителю.
О распорядительных документах, принятых в отсутствие главы Администрации, докладывает управляющий делами Администрации или начальник организационно-контрольного отдела.
3.11.Не допускается, как правило, принятие повторных распоряжений, если не выполнены ранее принятые.
4.ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АДМИНИСТРАЦИИ С СОВЕТОМ ГОРОДСКОГО ОКРУГА.
ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВА НОРМОТВОРЧЕСКОЙ ИНИЦИАТИВЫ
4.1.Взаимодействие Администрации с Советом городского округа осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, с указами Президента Российской Федерации, Президента Республики Башкортостан, регламентами Совета городского округа и Администрации.
Взаимоотношения между Администрацией и Советом городского округа строятся на основе сотрудничества и взаимоуважения, разделения полномочий, определенных Уставом городского округа город Салават Республики Башкортостан.
4.2.Координация деятельности между органами управления, структурными подразделениями Администрации и Советом городского округа возлагается на управляющего делами Администрации, указания которого обязательны для исполнения всеми должностными лицами и специалистами Администрации.
4.3.Администрация разрабатывает и вносит в Президиум Совета городского округа, в установленные Регламентом Совета городского округа сроки, проекты нормативных правовых актов согласно планам нормативно-правовой деятельности. По мере необходимости допускается внеплановое внесение проектов нормативных правовых актов.
4.4.План разработки нормативно-правовых актов принимается на каждый квартал. Предложения в план представляются органами управления и структурными подразделениями Администрации, согласованные с первым заместителем главы Администрации, заместителями главы Администрации, для обобщения в организационно-контрольный отдел за 15 дней до начала планируемого периода. План согласовывается начальником юридического отдела и представляется на утверждение главе Администрации.
В плане в обязательном порядке указываются:
- даты направления проектов документов в Совет городского округа;
- ответственные исполнители за подготовку проектов нормативных правовых актов.
Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном разделом 3 настоящего Регламента.
Подготовленные проекты нормативно-правовых актов рассматриваются на заседании Совета Администрации, как правило, не позднее чем за 15 дней от запланированного срока представления их в Совет городского округа.
4.5.Начальник юридического отдела осуществляет оценку юридической обоснованности проектов нормативных правовых актов, а управляющий делами Администрации информирует главу Администрации о ходе выполнения плана нормотворческой деятельности.
4.6.При внесении проекта нормативного правового акта в порядке нормотворческой инициативы в Совет городского округа должны быть представлены вместе с текстом правового акта следующие документы:
а) пояснительная записка с обоснованием необходимости его принятия, с указанием целей и основных положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;
б) юридическое заключение;
в) перечень нормативных правовых актов, изменения или дополнения которых потребуют принятие данного проекта;
г) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта нормативного правового акта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);
д) данные, содержащие указание на исполнителей проекта. Документы, представленные с нарушением указанного порядка, к рассмотрению не принимаются.
4.7.Правом нормотворческой инициативы от имени Администрации обладает исключительно глава Администрации городского округа (в его отсутствие - первый заместитель главы Администрации).
При направлении нормативного правового акта в Совет городского округа глава Администрации поручает представлять проект нормативного правового акта на заседаниях комитетов, комиссий, заседаний Совета должностному лицу Администрации.
4.8.Должностное лицо, представляющее проект нормативного правового акта в Совете:
- разъясняет основные положения проекта документа;
- обосновывает необходимость его принятия.
Уполномоченное должностное лицо в ходе подготовки проекта к рассмотрению вправе принимать решения о внесении в него согласованных изменений и дополнений.
4.9.Кроме уполномоченных должностных лиц, определенных главой Администрации городского округа, на заседаниях комитетов, комиссий, на рабочем заседании Совета в обязательном порядке присутствуют начальник юридического отдела или уполномоченное должностное лицо, его заменяющее.
4.10.По поручению главы Администрации должностные лица Администрации готовят письменные заключения по проектам нормативных правовых актов, вносимых на рассмотрение заседания Совета иными субъектами нормотворческой инициативы.
4.11.Планы работы комитетов и комиссий Совета на предстоящий период в части подготовки нормативных правовых актов, слушаний по вопросам, связанным с деятельностью Администрации, передаются Председателем Совета городского округа в Администрацию в порядке, предусмотренном Регламентом Совета городского округа.
Управляющий делами по поручению главы Администрации организует ознакомление с ними первого заместителя главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителей органов управления и структурных подразделений Администрации.
4.12.Вступившие в силу нормативные правовые акты, направленные Советом в Администрацию, регистрируются в организационно-контрольном отделе, передаются главе Администрации и с его резолюцией рассылаются исполнителям.
4.13.Письма и документы Совета городского округа (за подписью Председателя Совета), в которых содержатся обращения или поручения в адрес Администрации, регистрируются и направляются в подразделения для исполнения только с соответствующей резолюцией главы Администрации. Обращения в адрес руководителей Администрации и должностных лиц, поступившие от депутатов или комиссий Совета, регистрируются и направляются указанным адресатам для исполнения и ответа.
Контроль за прохождением указанных документов осуществляется по отдельному списку.
4.14.Ответ на депутатский запрос дается в письменной форме за подписью главы Администрации не позднее чем через 30 дней со дня его регистрации либо в срок, указанный в решении Совета по данному депутатскому запросу в соответствии с Регламентом Совета.
Если для подготовки ответа требуется дополнительное время, должностное лицо письменно обязано проинформировать об этом главу Администрации и автора депутатского запроса.
4.15.Учет и анализ критических замечаний, высказанных в адрес Администрации, органов управления и структурных подразделений Администрации, на заседании Совета ведется сотрудниками информационно-аналитического отдела. Обобщенный материал представляется главе Администрации, который дает поручения для принятия конкретных мер.
5.ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ СОВЕТА АДМИНИСТРАЦИИ
5.1.Совет Администрации (далее - Совет) - коллегиальный постоянно действующий при главе Администрации совещательный орган, осуществляющий рассмотрение наиболее важных вопросов жизнедеятельности городского округа и сформированный в целях достижения наибольшей эффективности в осуществлении Администрацией городского округа своих полномочий и принятия главой Администрации окончательного решения по перспективным и текущим вопросам, а также рассмотрения проектов документов, имеющих нормотворческий характер.
Руководит работой Совета глава Администрации городского округа, а в его отсутствие - первый заместитель главы Администрации или заместитель главы Администрации (по поручению главы Администрации).
Основной организационно-правовой формой деятельности Совета Администрации являются заседания Совета.
Заседания Совета проводятся еженедельно, в среду.
5.2.В постоянный состав участников заседания Совета Администрации входят:
- председатель городского Совета (по согласованию);
- первый заместитель главы Администрации;
- заместители главы Администрации;
- управляющий делами Администрации;
- начальник юридического отдела;
- начальник организационно-контрольного отдела Администрации;
- секретарь Совета;
- прокурор города (по согласованию).
На заседаниях Совета могут присутствовать представители средств массовой информации, депутаты Совета городского округа.
5.3.Вопросы для обсуждения на заседании Совета включаются в повестку дня в соответствии с планом работы Администрации, наряду с этим рассматриваются текущие вопросы жизнедеятельности городского округа.
Подготовка заседаний Совета осуществляется организационно-контрольным отделом Администрации совместно с ответственными за подготовку вопроса.
Проект повестки заседания составляется за 2 дня до заседания Совета и согласовывается с главой Администрации.
Включение дополнительных вопросов в утвержденную повестку заседания допускается по представлению заинтересованного руководителя главой Администрации (или председательствующим на заседании).
Глава Администрации и члены Совета не позднее чем за день до заседания должны быть ознакомлены с повесткой дня и материалами по всем проектам, внесенным на заседание Администрации.
О времени и месте проведения Совета его участники оповещаются не позднее чем за день до заседания.
5.4.Материалы (пояснительные записки, аналитические справки) и проекты нормативных и распорядительных документов для включения в повестку заседаний Совета передаются в организационно-контрольный отдел руководителями структурных подразделений, органов управления Администрации не позднее чем за 3 дня до даты заседания.
Представляемые материалы, в том числе проекты постановлений Совета, должны быть подготовлены в соответствии с требованиями к подготовке проектов распорядительных документов, определенными Регламентом Администрации, и инструкцией по делопроизводству.
Руководители указанных подразделений несут персональную ответственность за качество подготовки документов и своевременность их представления.
Приглашенные на заседание Совета должностные лица и граждане оповещаются подразделениями Администрации, внесшими вопрос на заседание Совета.
5.5.Повестка дня заседания и порядок работы утверждаются Советом в начале заседания. В процессе обсуждения вопросов на заседаниях члены Совета имеют право:
- вносить предложения по повестке дня и порядку работы;
- получать от докладчиков разъяснения по рассматриваемому вопросу;
- вносить предложения об изменениях и дополнениях проектов распоряжений главы Администрации;
- давать справки по существу обсуждаемых вопросов;
- в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другие заседания Совета или о дополнительном изучении вопросов специально созданной комиссией. Прения прекращаются по предложению председательствующего на заседании.
На заседании Совета время для докладов устанавливается до 10 минут, для содокладов и выступлений в прениях - до 5 минут, для справок - до 3 минут. В необходимых случаях председательствующий на заседании может изменить время для выступления и доклада.
5.6.Протокол заседания Совета Администрации ведет секретарь Совета, запись должна содержать фамилии присутствующих членов Совета, краткий перечень выступающих, текст выступлений, принятые решения, поручения главы Администрации или ведущего заседание Совета. Протокол Совета подписывается секретарем Совета и доводится до исполнителей в виде выписок в течение 3 дней.
Проект документа, обсужденный на Совете Администрации, направляется, в случае его подписания, в протокольную часть организационного отдела для регистрации. На нем ставится штамп о дате рассмотрения документа на Совете.
Непринятый проект документа, направляемый исполнителю на доработку, должен быть исполнен в трехдневный срок или в срок, определенный главой Администрации.
6.ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ И ДРУГИХ МЕРОПРИЯТИЙ
6.1.Еженедельно по понедельникам в 9.00 главой Администрации проводятся совещания с заместителями главы Администрации, руководителями, сотрудниками подразделений и отделов Администрации, на которых рассматриваются наиболее важные текущие вопросы, осуществляется координация деятельности подразделений Администрации.
На совещание приглашаются Председатель Совета или секретарь, начальник городской налоговой инспекции, УВД, ТФУ, КУС, представители СМИ городского округа, руководители подразделений жизнеобеспечения городского округа.
Приглашение руководителей других структурных подразделений Администрации и органов управления Администрации на совещание осуществляется по указанию главы Администрации.
6.2.Первый заместитель главы Администрации, заместители главы Администрации еженедельно по понедельникам проводят совещания с подчиненными им руководителями структурных подразделений Администрации и руководителями курируемых ими органов управления, МУ и МУП городского округа.
6.3.На все проводимые совещания оформляются протоколы, в которых учитываются все поручения главы Администрации, данные подчиненным, и сроки выполнения. Оперативный контроль за выполнением поручений осуществляет начальник организационно-контрольного отдела.
6.4.Проведение мероприятий органами Администрации городского округа с приглашением широкого круга работников подведомственных или городских служб согласовывается с соответствующими заместителями главы Администрации.
7.РАБОТА СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
7.1.Ответственность за правильное ведение делопроизводства в Администрации возлагается на организационно-контрольный отдел. В каждом органе управления и структурном подразделении Администрации ответственным за организацию и ведение делопроизводства является его руководитель.
7.2.Работа со служебными документами ведется в соответствии с требованиями единой государственной системы делопроизводства.
7.3.Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
7.4.Служебные документы, поступившие в Администрацию, принимаются, регистрируются и в тот же день направляются адресатам.
7.5.По каждому поступившему и отправленному документу ведется учет.
7.6.Порядок рассмотрения документов отражается в резолюции, которая должна содержать ясное и четкое указание об исполнении документа, исполнителях и сроках исполнения.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы в том случае, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным исполнителем является первый из указанных лиц. За ним остается право сбора соисполнителей и получения от них необходимой информации.
7.7.Документы, подлежащие исполнению несколькими подразделениями, копируются и передаются каждому исполнителю.
7.8.Поступившие в Администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный руководством Администрации, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца со дня поступления в Администрацию.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации и органов управления Администрации, которым был направлен документ.
7.9.На документы, исполненные на бланках Администрации, исходящие реквизиты ставятся только в организационно-контрольном отделе. Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой стороне листа документа в нижнем левом углу.
7.10.Документы, направляемые в адрес вышестоящих органов, подписываются главой Администрации и заместителями главы Администрации.
7.11.Исполненные документы своевременно возвращаются в организационно-контрольный отдел. У исполнителя могут храниться копии ответов.
7.12.Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другие производится только через организационно-контрольный отдел.
7.13.Организационно-контрольный отдел ежемесячно дает информацию о неисполненных входящих документах управляющему делами Администрации и ответственным исполнителям.
7.14.Процедура снятия с контроля исполненных документов и поручений производится главой Администрации, его заместителями, управляющим делами в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
8.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Общие положения
8.1.Контролю исполнения в Администрации подлежат нормативные правовые акты, принятые Государственным Собранием Республики Башкортостан, Советом городского округа, указы Президента Республики Башкортостан, постановления и распоряжения Правительства Республики Башкортостан, распоряжения главы Администрации, устные и письменные обращения граждан; поручения главы Администрации и его заместителей.
8.2.Ответственность за исполнение указанных выше нормативных правовых и распорядительных актов несут первый заместитель главы Администрации, заместители главы Администрации, руководители структурных подразделений и органов управления Администрации.
8.3.Организационно-техническую работу и оперативный контроль за ходом исполнения нормативных правовых и распорядительных актов осуществляет организационно-контрольный отдел, который ежемесячно, не позднее 25 числа, представляет главе Администрации, первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации информацию об исполнении нормативно-правовых актов за прошедший месяц.
8.4.Контроль за исполнением контрольно-правовых актов с грифом "секретно" и ДСП осуществляется в соответствии со специальными инструкциями лицом, на которое возлагается работа с секретными документами.
8.5.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения писем, заявлений и жалоб граждан, за своевременным выполнением входящих документов осуществляет организационно-контрольный отдел.
Порядок осуществления контроля за исполнением
нормативно-правовых, распорядительных актов
8.6.Распоряжения главы Администрации, содержащие указания и поручения исполнителям, а также законы Республики Башкортостан и Совета городского округа, содержащие поручения в адрес Администрации, ставятся на контроль в организационно-контрольном отделе и в соответствующем структурном подразделении или органе управления Администрации.
Если исполнение акта контролируют несколько структурных подразделений, то координация этой работы осуществляется подразделением, указанным в документе первым или по предложению которого он принят.
8.7.На каждый поставленный на контроль документ в структурном подразделении или органе управления ведется накопительное дело, в котором хранятся: копии документа, план мероприятий по его выполнению, проверочный материал и информация о ходе его выполнения, итоговая справка о результатах выполнения документа.
8.8.Об итогах исполнения документа исполнитель представляет заключение главе Администрации.
Если исполнение документа контролируют несколько подразделений, то каждое из них готовит информацию о его выполнении или дает заключение.
Подразделение, осуществляющее координацию контроля, на основании информации или заключений готовит обобщенную справку за подписью соответствующих руководителей, согласовывает ее с первым заместителем главы Администрации или заместителями главы Администрации, курирующими данный вопрос.
Информация должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения документа, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, а также предложения о снятии с контроля или, в случае необходимости, о продлении срока исполнения.
8.9.Документы, указанные в настоящем разделе, снимаются с контроля распоряжением главы Администрации, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
8.10.После снятия с контроля документа все материалы, накопившиеся за период его выполнения, вместе с итоговой справкой хранятся у исполнителей и по истечении 3-х лет сдаются в архив.
8.11.По документам, поступающим из Администрации Президента, Правительства Республики Башкортостан с резолюцией главы Администрации города "внести предложения об организации исполнения" структурные подразделения готовят, при необходимости, проект постановления или распоряжения, либо справку главе Администрации.
8.12.При исполнении распорядительных документов, по которым необходимо информировать Администрацию Президента, Правительство РБ, структурные подразделения готовят и подписывают информацию у главы Администрации, а в его отсутствие - у первого заместителя главы Администрации не позднее чем за 2 дня до истечения установленного срока.
Порядок организации исполнения и контроля служебных документов
с поручениями главы Администрации, его заместителей,
требующих решения или ответа
8.13.Контроль и организацию исполнения документов с поручениями главы Администрации, его заместителей, требующих решения или ответа, осуществляют структурные подразделения и органы управления Администрации.
Если в соответствии с поручением исполнение или контроль за исполнением документа возложен на несколько подразделений, то координацию осуществляет подразделение или лицо, указанное в резолюции первым.
8.14.Структурные подразделения или органы управления, осуществляющие контроль, обеспечивают своевременное представление всех предусмотренных поручением предложений, информации от соответствующих организаций и учреждений.
8.15.Сроки исполнения документов устанавливаются главой Администрации городского округа, его заместителями. Ответственность за своевременное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений или органов управления. Срок исполнения этих документов исчисляется с момента поступления их в Администрацию.
8.16.После исполнения документы с поручениями главы Администрации или его заместителей снимаются с контроля, как правило, тем руководителем, которым давалось поручение по его исполнению.
8.17.В тех случаях, когда возникает необходимость продления или изменения срока исполнения поручения главы Администрации, структурные подразделения обязаны обратиться к нему с обоснованной просьбой о продлении срока.
8.18.Все исполненные документы завершаются справкой, подписанной руководителем структурного подразделения, либо письменным ответом организации за подписью должностного лица, которому было сделано поручение. Справка докладывается руководителю Администрации, давшему поручение. При согласии руководителя Администрации с проведенной работой и ее результатом на справке или в письменном ответе должна быть резолюция "в дело", дата и подпись.
9.РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
9.1.Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством.
9.2.Учет, рассмотрение и контроль за своевременным и правильным разрешением поставленных в письменных и устных обращениях граждан вопросов ведет организационно-контрольный отдел.
9.3.Письма граждан, поступившие в Администрацию, проверяются на повторность обращения, регистрируются в организационно-контрольном отделе в день их поступления и передаются для доклада руководителям Администрации.
9.4.Письма без подписи, указания фамилии, имени, отчества и адреса заявителя, как правило, не рассматриваются.
9.5.Указания об исполнении писем граждан дается в форме резолюции руководства Администрации. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, копии письма направляются в адрес каждого исполнителя для ответа автору заявления.
Если исполнение письменного обращения поручено нескольким структурным подразделениям, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет структурное подразделение, указанное в резолюции первым.
9.6.Письма рассматриваются в срок не более одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней.
9.7.В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, срок его рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем Администрации, давшим указание об исполнении письма, но не более чем на один месяц.
9.8.Сроки исполнения писем граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте резолюции руководителя.
9.9.Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления заявления.
В случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, сроки в порядке исключения могут быть продлены не более чем на 15 дней.
9.10.Ответы на письма граждан готовят руководители структурных подразделений или по их поручению другие уполномоченные должностные лица.
Письменные ответы на обращения граждан подписывают заместители главы Администрации, руководители структурных подразделений или органов управления Администрации в соответствии с их компетенцией.
Ответы в вышестоящие органы государственной власти подписывают только глава Администрации или его заместители.
9.11.Текст ответа должен излагаться кратко, отвечать на все поставленные вопросы и содержать сведения о том, кем сообщено автору письма о рассмотрении.
Если письмо и документы к нему подлежат возврату, то в ответе дается ссылка о количестве возвращаемых листов (приложение: на ____ листах).
9.12.Ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения.
9.13.Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает его печатание и подписание.
9.14.Исполненные письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы передаются в организационно-контрольный отдел для отправки, где проставляется дата отправки и регистрационный номер.
9.15.Запрещается осуществлять отправку ответов по письмам граждан без регистрации в организационно-контрольном отделе.
9.16.Сведения о работе с обращениями граждан готовятся ежемесячно организационно-контрольным отделом для информации руководителей Администрации.
10.ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН РУКОВОДИТЕЛЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
10.1.Прием граждан руководителями Администрации ведется по графику, утвержденному главой Администрации.
10.2.Предварительная запись граждан на прием производится работниками организационно-контрольного отдела по средам.
10.3.Руководители органов управления и структурных подразделений Администрации принимают граждан в своих служебных помещениях.
10.4.Контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан руководителями Администрации, осуществляется организационно-контрольного отдела.
11.ПРИЕМ ИНОСТРАННЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ
11.1.Планирование, координацию и обеспечение приемов и рабочих встреч в Администрации городского округа с зарубежными партнерами, иностранными делегациями и дипломатическими работниками осуществляет сектор административно-хозяйственного обеспечения и организационно-контрольный отдел.
11.2.Переговоры с делегациями проводятся в кабинетах лиц, проводящих встречи. Ответственность за подготовку помещений, размещение делегаций, их питание, транспортное и иное обслуживание возлагается на сектор административно-хозяйственного обеспечения и организационно-контрольный отдел.
12.ПЕЧАТАНИЕ И РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
12.1.Печатание проектов и распоряжений главы Администрации городского округа, служебных документов за его подписью в вышестоящие и иные органы, в том числе документов, подготавливаемых руководителями Администрации, осуществляется в машинописном бюро.
Остальные материалы печатаются в структурных подразделениях и органах управления Администрации.
12.2.Материалы, предназначенные для печатания в машинописном бюро, передаются специалисту машинописного бюро, который регистрирует их в специальном журнале.
Рукопись должна быть выполнена разборчиво, чернилами, без сокращения слов либо со специальными расшифровками.
12.3.Копированию и размножению подлежат документы, непосредственно касающиеся деятельности руководителей Администрации. Размножаемые материалы регистрируются в журнале учета.
12.4.Исполнение всех работ производится в порядке очередности поступления материалов. Срочные работы производятся вне очереди по указанию управляющего делами Администрации или начальника организационно-контрольного отдела.
13.ДЕЖУРСТВО В АДМИНИСТРАЦИИ
13.1.Круглосуточное дежурство в Администрации обеспечивает диспетчерская служба, которая незамедлительно извещает о случившемся ответственных руководителей Администрации.
13.2.В случае необходимости дежурство в приемной главы Администрации (или по домашним телефонам) в выходные и праздничные дни осуществляется должностными лицами Администрации в соответствии с графиком, утвержденным главой Администрации.
13.3.В отдельных случаях в выходные и праздничные дни с целью решения оперативных вопросов организуется дежурство в структурных подразделениях Аппарата и органах управления Администрации из числа должностных лиц указанных органов по графику, утвержденному управляющим делами Администрации.
14.ОЦЕНКА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
14.1.По результатам выполнения плана работы, состояния исполнительской дисциплины по контрольным документам и заданиям ежемесячно, не позднее 25 числа, организационно-контрольный отдел готовит справку главе Администрации, управляющему делами Администрации для определения размера премиальных выплат по итогам месяца, квартала.
14.2.За систематическое нарушение требований настоящего Регламента виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Дисциплинарные взыскания оформляются распоряжением главы Администрации.
15.РЕЖИМ РАБОТЫ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ
15.1.Начало работы, обеденный перерыв, окончание работы сотрудников Администрации устанавливаются распоряжением главы Администрации.
15.2.Заместители главы Администрации, руководители отделов, комитетов должны сообщать заведующему приемной главы Администрации о своем отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем местонахождении на время отсутствия на рабочем месте по другим причинам.
15.3.Во всех подразделениях Администрации уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя и фиксироваться им в журнале учета.
Управляющий
делами Администрации
В.А.ДАНИЛКИН