Приложение к Приказу от 07.02.2008 г № 4
Порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" I. общие положения наименование государственных услуг
1.1.Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению Управлением по делам архивов Республики Бурятия (далее - Управление) государственных услуг "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений, исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности предоставления государственных услуг, определяет последовательность и сроки действий (административных процедур) Управления, архивных учреждений Республики Бурятия, а также порядок взаимодействия Управления и подведомственных ему архивных учреждений Республики Бурятия с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее органы и организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.
Нормативно-правовое регулирование предоставления
государственной услуги
1.2.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 26, п. 3 (Российская газета N 201, 27.10.2004, Собрание законодательства РФ, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Законом Республики Бурятия от 23.11.2006 N 1957-III "Об архивном деле в Республике Бурятия" (газета "Бурятия" N 222, 25.11.2006; Собрание законодательства РБ, N 10 - 11 (91 - 92), 2006);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059);
- Рекомендациями по разработке административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными решением Комиссии при Президенте Республики Бурятия по проведению административной реформы в Республике Бурятия.
Орган по предоставлению государственных услуг
1.3.Предоставление государственной услуги осуществляют Управление, ГУ "Национальный архив Республики Бурятия", ГУ "Государственный архив документов по личному составу", филиал ГУ "Государственный архив документов по личному составу" в г. Закаменске (далее - архивные учреждения Республики Бурятия).
В исполнении государственной услуги участвуют государственные органы, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения государственной услуги.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о государственной услуге
2.1.Государственная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок и архивных копий, а также в форме предоставления возможности ознакомления с архивными материалами.
2.2.Место нахождения Управления по делам архивов Республики Бурятия и его почтовый, электронный адреса: 670000, г. Улан-Удэ, ул. Сухэ-Батора, 9а; narb@pochta.ru.
2.3.Информация о месте нахождения архивных учреждений Республики Бурятия (приложение 1 к настоящему Регламенту), предоставляющих государственные услуги в области архивного дела, их почтовом и электронных адресах, контактных телефонах размещена на Интернет-сайте Правительства РБ.
2.4.Информация по процедурам исполнения государственных услуг предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
2.5.По телефону должностное лицо архивного учреждения Республики Бурятия дает исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения государственных услуг.
2.6.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня регистрации обращения.
2.7.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня регистрации обращения.
2.8.Личный прием заявителей осуществляется руководителем архивного учреждения Республики Бурятия, заместителем руководителя, другими начальниками отделов в рабочие дни.
2.9.Начальник Управления проводит личный прием заявителей во второй вторник каждого месяца с 10 до 12 часов без предварительной записи.
Основание для предоставления государственной услуги
2.10.Основанием для предоставления государственной услуги в части исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, является письменный запрос, поступивший в адрес Управления, архивного учреждения Республики Бурятия.
2.11.Заявителями являются: органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.
2.12.В запросе указываются следующие сведения:
- наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо должность, фамилия, имя, отчество должностного лица;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя; либо наименование органа или организации;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса;
- личная подпись и дата.
Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- изложение существа обращения;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства;
- дата отправления письма.
2.13.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
2.14.При поступлении в Управление, архивное учреждение Республики Бурятия запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, то Управление, архивное учреждение Республики Бурятия в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.15.Основанием для предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений является письменное обращение соответственно гражданина, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации.
2.16.Основанием для предоставления государственной услуги в части оформления архивных справок, направленных в иностранные государства, является обращение гражданина, иностранного гражданина, лица без гражданства и (или) поступление письменного запроса (заявления) Федерального архивного агентства.
Сроки предоставления государственной услуги
2.17.Запросы заявителей, поступившие в архивные учреждения Республики Бурятия, рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель архивного учреждения Республики Бурятия либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 календарных дней, уведомив об этом заявителя.
Письма из Федерального архивного агентства рассматриваются в сроки, установленные данным агентством.
Требования к местам информирования, ожидания, приема
заявителей
2.18.Места для информирования, предназначенные для ознакомления с информационными материалами, оборудуются информационными стендами:
- извлечение из законодательных или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
- текст настоящего Регламента с приложениями;
- блок-схема (приложение N 2 к настоящему Регламенту) и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;
- образцы заполнения заявлений;
- местонахождение, график работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты архивных учреждений Республики Бурятия, находящихся на территории Республики Бурятия.
2.19.Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями и столами для возможного оформления заявления.
2.20.В архивных учреждениях Республики Бурятия помещения для приема заявителей организуются в виде отдельных кабинетов.
Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками, вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности работника, осуществляющего предоставление государственной услуги.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги
2.21.Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги
3.1.Ответственным за предоставление государственной услуги является руководитель Управления, архивного учреждения Республики Бурятия, осуществляющего оказание услуги.
3.2.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов заявителей и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов заявителей;
- направление копии запросов заявителей в органы и организации с просьбой предоставления имеющихся у них документов;
- подготовка и направление ответов заявителям.
3.3.Организация информационного обеспечения заключается в предоставлении возможности ознакомления с архивными документами:
- регистрация обращения гражданина, должностного лица (далее - пользователей);
- принятие решения об организации использования документов (публикация документов, выставки, предоставление документов пользователям через читальный зал);
- передача на исполнение поручения об организации использования документов;
- предоставление необходимых условий пользователям для получения ретроспективной информации и (или) соответственно организация и проведение информационных мероприятий (выставки, презентации).
Регистрация запросов и передача их на исполнение
3.4.Поступившие в Управление, архивные учреждения Республики Бурятия письменные запросы регистрируются и передаются структурным подразделениям или направляются в соответствующие органы и организации, обладающие необходимыми документами в течение 3 календарных дней со дня поступления в установленном порядке.
3.5.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
3.6.Запросы, поступившие в Управление, архивные учреждения Республики Бурятия от депутатов (Народного Хурала, городского Совета), республиканских органов государственной власти, рассматриваются руководителями Управления и архивных учреждений Республики Бурятия в день поступления.
3.7.При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики поступивших запросов
3.8.Работники Управления, профильного структурного подразделения архивных учреждений Республики Бурятия осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивных учреждениях научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
Направление запросов на исполнение в организации по
принадлежности
3.9.По итогам анализа тематики поступивших запросов заявителей в течение 7 календарных дней со дня регистрации Управление, архивное учреждение направляет их со своим письмом в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
3.10.При необходимости Управление, архивные учреждения Республики Бурятия направляют запросы заявителей в соответствующие организации с просьбой предоставить имеющиеся у них документы.
3.11.В случае, если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, архивное учреждение Республики Бурятия направляет в соответствующие организации копии запроса с предложением о направлении ответа в адрес заявителя.
Подготовка и направление ответов гражданам
3.12.Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архивное учреждение Республики Бурятия письменно уведомляет об этом заявителя.
3.13.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с указанием причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
3.14.Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по указанному запросу приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Управления, архивных учреждений Республики Бурятия, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
4.2.Текущий контроль по предоставлению государственных услуг, исполнения положений настоящего Регламента осуществляется руководителем Управления, архивного учреждения Республики Бурятия или лицами их замещающими.
4.3.Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги архивными учреждениями Республики Бурятия.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения архивными учреждениями Республики Бурятия государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) руководителей архивных учреждений Республики Бурятия.
4.5.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Бурятия.
4.6.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
V.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента
5.1.Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.
5.2.Действия (бездействие) и решения начальника и заместителя начальника Управления могут быть обжалованы:
- Президенту Республики Бурятия и (или) Правительству Республики Бурятия;
- в судебном порядке.
5.3.Действия (бездействие) и решения руководителей архивных учреждений Республики Бурятия могут быть обжалованы:
- начальнику Управления;
- в судебном порядке.
5.4.Заявителем в жалобе в обязательном порядке указываются:
- фамилия, имя, отчество, либо наименование организации, если заявитель является юридическим лицом;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личная подпись и дата или подпись руководителя юридического лица, направившего жалобу.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.5.Руководитель Управления:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя, или представителя юридического лица;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.7.Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителем.
5.8.Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.
5.9.Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В случаях необходимости дополнительных запросов начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу.
5.10.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.11.Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.