Приложение к Приказу от 25.05.2009 г №№ 176-ОД, 679 Инструкция
Инструкция о порядке работы с обращениями граждан в министерстве лесного хозяйства республики башкортостан
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Инструкция о порядке работы с обращениями граждан в Министерстве лесного хозяйства Республики Башкортостан (далее - Инструкция) определяет единый порядок учета (регистрации), рассмотрения обращений граждан, в том числе заявлений гражданских служащих (сотрудников) по личным вопросам.
Рассмотрение обращений граждан министром лесного хозяйства Республики Башкортостан (далее - Министр) и его заместителями организуется общим отделом Министерства лесного хозяйства Республики Башкортостан (далее - Минлесхоз РБ).
Предусмотренный Инструкцией порядок учета (регистрации), рассмотрения обращений граждан не распространяется на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданско-процессуальным законодательством и законодательством о порядке разрешения индивидуальных служебных споров.
1.2.Рассмотрение обращений граждан является служебной обязанностью Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минлесхоза РБ, которые несут персональную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан и настоящей Инструкцией.
2.ПОРЯДОК УЧЕТА (РЕГИСТРАЦИИ), РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
2.1.Все поступившие обращения граждан, подлежат обязательной регистрации в день их поступления в электронной базе данных по учету корреспонденции в системе электронного документооборота "Дело".
2.2.Обращения, независимо от способа доставки, должны содержать:
адресат (наименование государственного органа, куда направлено обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица);
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление;
изложение существа вопроса;
личную подпись и дату.
Отсутствие какого-либо реквизита в обращении не должно препятствовать его обязательной регистрации.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2.3.Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется специально назначенным сотрудником общего отдела Минлесхоза РБ (далее - ответственное лицо).
2.4.Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Указываются дата поступления и регистрационный номер.
В случае, если письменное обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
Конверты к письмам граждан сохраняются для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления обращения.
2.5.Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в базе данных учета предложений, заявлений и жалоб и на лицевой стороне первого листа обращения делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.
2.6.Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:
- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Минлесхоз РБ;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;
Указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
2.7.В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, Министр принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.
2.8.Все поступившие обращения после регистрации докладываются Министру, который определяет порядок и сроки их рассмотрения в соответствии с законодательством, дает по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.
2.9.Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
2.10.Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.
2.11.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минлесхоза РБ, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов, о чем извещаются заявители, о переадресации обращения.
2.12.В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
2.13.Минлесхоз РБ при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
2.14.Ответы заявителям печатаются на бланке установленной формы и регистрируются за теми же номерами, что и обращения.
2.15.Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением обращений, с подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем ответственному лицу Минлесхоза РБ для формирования дела, включенного в номенклатуру дел.
2.16.Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.
2.17.Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в общем отделе Минлесхоза РБ отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.
2.18.Срок хранения дел с предложениями, заявлениями и жалобами - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.
2.19.Министр, его заместители и другие должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:
внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;
принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;
сообщать в письменной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, Республики Башкортостан, а в случае отклонения обращения - разъяснять также порядок обжалования принятого решения.
2.20.Для проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, назначаются сотрудники Минлесхоза РБ, которые тщательно инструктируются должностными лицами, давшими поручение о проведении проверки.
2.21.По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности Минлесхоза РБ и подведомственных ему организаций, злоупотребление должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности Минлесхоза РБ.
2.22.Обращение считается рассмотренным, если решены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан исчерпывающий ответ заявителю.
3.СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
3.1.Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Минлесхоз РБ.
3.2.Письменные обращения граждан, поступившие в Минлесхоз РБ, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Передача обращения исполнителю для рассмотрения осуществляется по журналу учета письменных обращений (разносной книге).
3.3.Для продления срока рассмотрения исполнитель представляет служебную записку на имя Министра не позднее трех дней до истечения установленного срока с указанием причин продления и конкретных мер, необходимых для завершения рассмотрения обращения, исполнитель информирует также ответственное лицо, осуществляющее контроль за исполнением поручения по данному обращению. В учетных формах делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения обращения, должности и фамилии лица, принявшего решение о продлении срока. Срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен Министром, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается заявителю.
3.4.Ответ гражданину по существу поставленных вопросов дается в письменной форме на официальном бланке Минлесхоза РБ за подписью Министра или заместителей министра (в соответствии с распределением обязанностей).
На коллективное обращение ответ дается на имя гражданина, по фамилии которого оно учтено. В тексте необходимо указывать, что ответ дается на коллективное письмо.
3.5.При получении запроса члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Министр обязан дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок. При этом инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
4.1.Личный прием граждан осуществляется руководством Минлесхоза РБ по графику личного приема граждан.
График личного приема граждан утверждается Министром на каждый календарный год. В графике указываются должность ведущего прием, его фамилия, имя, отчество, дни и часы приема.
4.2.Запись граждан на личный прием к должностным лицам Минлесхоза РБ ведется на основании утвержденного графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина.
4.3.Запись граждан на личный прием к руководству Минлесхоза РБ осуществляется специалистами общего отдела Минлесхоза РБ (далее - ответственные за организацию приема).
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.4.Ответственные за организацию приема осуществляют подбор и представляют для доклада принимающему должностному лицу все необходимые документы по обращениям граждан, записавшихся на личный прием.
Ответственные за организацию приема могут уточнять мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.
4.5.При необходимости ответственные за организацию личного приема граждан вправе запрашивать от структурных подразделений и подведомственных организаций дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения.
4.6.Личный прием граждан ведется в порядке очередности согласно предварительной записи.
До начала личного приема граждан ответственный за организацию приема предоставляет должностному лицу Минлесхоза РБ список граждан, записавшихся на личный прием, с указанием краткого содержания обращения и предложений о порядке их разрешения. А перед приемом конкретного гражданина представляет все имеющиеся по его обращению материалы.
4.7.Должностное лицо Минлесхоза РБ, проводившее прием по личным вопросам граждан, принимает решение о порядке рассмотрения поставленных гражданином вопросов.
Должностное лицо Минлесхоза РБ, проводящее личный прием, в случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, может дать гражданину с его согласия устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов. В остальных случаях:
- если прием по личным вопросам проводится руководством Минлесхоза РБ - даются поручения соответствующим структурным подразделениям или должностным лицам Минлесхоза РБ по решению поставленных вопросов;
- если прием по личным вопросам проводится руководителем структурного подразделения - дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
О порядке дальнейшего рассмотрения обращения и подготовки письменного ответа гражданин уведомляется устно во время приема.
4.8.В случае если решение вопросов, содержащихся в обращении, не относится к компетенции Минлесхоза РБ, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.9.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а в ходе личного приема новых доводов или обстоятельств гражданин не представил.
4.10.После проведения личного приема ответственные за организацию личного приема регистрируют рассмотренные обращения в системе "Дело" в электронной карточке личного приема в соответствии с п. 2.1.
4.11.Письменное обращение, полученное в ходе личного приема гражданина, с поручением принимавшего должностного лица передается для регистрации ответственному лицу. Указанное поручение регистрируется как первичное. После этого обращение передается головному исполнителю для подготовки ответа.
4.12.Письменный ответ на обращение гражданина, полученное по итогам приема по личным вопросам, подписывает должностное лицо, проводившее прием граждан по личным вопросам.
5.КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
5.1.Работа с обращениями граждан подлежит обязательному анализу, материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде отчетов, которые представляются Министру, результаты анализа рассматриваются на оперативных совещаниях и используются для совершенствования собственной работы в целях устранения собственных ошибок и недостатков.
5.2.Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за качество, полноту, объективность и своевременность работы с обращениями.
5.3.Министр осуществляет контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан.
5.4.Министр осуществляет контроль за работой с обращениями граждан и организацией их приема как лично, так и через своих заместителей, руководителей структурных подразделений и ответственное лицо.
5.5.На контроль берутся рассмотрение обращений по вопросам обжалования действий должностных лиц, повторные обращения, а также другие обращения по указанию Министра.
Обращения граждан, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщать в Федеральное Собрание Российской Федерации, другие органы государственной власти Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Республики Башкортостан, Правительство Республики Башкортостан и средства массовой информации, берутся на особый контроль.
5.6.При осуществлении контроля обращается внимание на сроки исполнения поручений по обращениям граждан и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.
5.7.Должностные лица на основании переписки контролируют ход и результаты рассмотрения обращений, направленных в структурные подразделения, о результатах докладывают соответствующему руководителю.
5.8.Контроль осуществляется путем запроса у исполнителей или должностных лиц, осуществляющих контроль в структурных подразделениях Минлесхоза РБ, письменных сообщений (справок) о состоянии исполнения поручений.
Периодичность проверки хода исполнения поручения определяется ответственным лицом, осуществляющим контроль, в зависимости от срока исполнения поручения.
5.9.Ответственное лицо, осуществляющее контроль, обязано:
знать ход исполнения поручения и предпосылки возможных его исполнения;
содействовать своевременному и качественному исполнению поручения;
своевременно докладывать Министру о ходе исполнения поручения;
отражать в базе данных по учету обращений ход исполнения поручения.
5.10.Решение о снятии обращения с контроля принимает Министр. Промежуточный ответ на обращение, взятое на контроль, не является основанием для снятия обращения с контроля.
5.11.Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан влечет в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.