Приложение к Приказу от 26.06.2013 г № 02/06-128 Решение
Принятию по ним решений в установленный срок I. общие положения
1.Положение Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан по рассмотрению устных и письменных обращений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан, принятию по ним решений в установленный срок (далее - Положение) определяет единый порядок учета (регистрации), рассмотрения устных и письменных обращений граждан, объединений граждан (общественных, религиозных объединений, юридических лиц) (далее - обращения).
Рассмотрение обращений организуется отделом делопроизводства и организационной работы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан (далее - Минжилкомхоз РБ).
2.Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Законом Республики Башкортостан от 12 декабря 2006 года N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан".
II.Требования к документам, предоставляемым при направлении обращения
3.Граждане, объединения граждан (общественные, религиозные объединения, юридические лица) (далее - заявители) направляют обращения в Минжилкомхоз РБ в письменной форме или в форме электронного документа, а также представляют их на личном приеме заявителя в виде:
а) заявления - просьбы заявителя о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
б) предложения - рекомендации заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
в) жалобы - просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
4.В письменном обращении заявитель указывает либо наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
5.В обращении, поступившем в Минжилкомхоз РБ в форме электронного документа, заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
6.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и излагает суть своего обращения.
III.Порядок приема и учета (регистрации) обращений
7.Заявители могут направить в Минжилкомхоз РБ:
письменное обращение по почтовому адресу: 450059, г. Уфа, ул. Степана Халтурина, дом 28;
письменное обращение по факсу: (347) 282-55-52;
обращение в форме электронного документа путем заполнения заявителем специальной формы на официальном сайте Минжилкомхоза РБ www.mgkhrb.ru (далее - сайт Минжилкомхоза РБ), а также по адресу электронной почты Минжилкомхоза РБ www.mgkh2@mail.ru (далее - электронная почта Минжилкомхоза РБ).
8.Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются отделом делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ. Независимо от способа доставки обращение, поступившее в Минжилкомхоз РБ, в течение 3 дней с момента поступления подлежит регистрации отделом делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ.
9.При приеме письменных обращений:
а) проверяется правильность адресности корреспонденции;
б) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
в) поступившие с письмом документы подшиваются после текста письма, затем подшивается конверт.
10.Ошибочно поступившая (не по адресу) корреспонденция возвращается на почту невскрытой.
11.В случае отсутствия в конверте самого текста обращения сотрудником отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ, принимающим почту, к конверту подшивается бланк с текстом: "Письменное обращение отсутствует".
Акты на письма составляются в следующих случаях:
к обращению прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах писем обнаружилась недостача документов, упоминаемых заявителем или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сотрудниками отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ. При этом один экземпляр акта направляется заявителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение сотруднику Минжилкомхоза РБ, в чьи должностные обязанности входит осуществление данной функции.
12.Интернет-обращения поступают в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ через сайт Минжилкомхоза РБ, путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты. Также интернет-обращения могут поступать на электронную почту Минжилкомхоза РБ.
Интернет-обращение распечатывается и рассматривается в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений.
Ответ Минжилкомхоза РБ на интернет-обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
13.Регистрация письменных обращений и интернет-обращений заявителей осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ путем ввода необходимых данных о заявителях.
14.На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
Сотрудники отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ при регистрации обращения проверяют установленные реквизиты обращения, наличие указанных заявителем вложений и приложений, а также проверяют поступало ли обращение ранее.
15.Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
Не считаются повторными:
обращения одного и того же заявителя по разным вопросам;
обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".
В РКК фамилия заявителя заполняется в именительном падеже.
16.Если обращение подписано двумя и более заявителями, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Тухватшин М.И., два других заявителя (например, Соловьева Е.П., Акатьев В.С.), а также общее число заявителей указываются в графе "Краткое содержание документов". Такое обращение считается коллективным.
Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Тухватшины, Соловьевы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Тухватшин М.И., фамилии других членов семьи указываются в графе "Краткое содержание документа" (Тухватшина С.Ф.). В РКК делается отметка "Коллективное".
17.Обращения заявителей, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на такие обращения не даются.
В РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
18.Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.
Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.
19.На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле сотрудником отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ проставляется штамп установленного образца с указанием даты регистрации обращения в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САД) и регистрационного номера обращения.
20.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минжилкомхоза РБ, направляется в течение семи дней со дня его регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
21.В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня его регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
22.Минжилкомхоз РБ при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
IV.Сроки и порядок рассмотрения обращений
23.Поступившие в Минжилкомхоз РБ обращения передаются начальником отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ (в его отсутствие - старшим специалистом 2 разряда отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ) вместе с проектом резолюции министру. После подписания министром резолюции обращение направляется заместителям министра и (или) руководителям соответствующих структурных подразделений Минжилкомхоза РБ, к компетенции которых относится рассмотрение указанного обращения, для рассмотрения и подготовки ответа. Руководитель структурного подразделения Минжилкомхоза РБ, ответственного за исполнение поручения, назначает ответственного исполнителя для рассмотрения обращения.
24.В случаях, когда обращение заявителя направляется для рассмотрения двум или нескольким исполнителям, ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право сбора соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа заявителю. Остальным соисполнителям по обращению (далее - соисполнители) сотрудниками отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ направляются копии обращения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа заявителю или сообщают об отсутствии указанных предложений.
Подготовка проекта ответа Минжилкомхоза РБ осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими и передается на подпись министру (заместителю министра).
25.Обращение заявителя, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Минжилкомхоза РБ, не может направляться указанным должностным лицам для рассмотрения и направления ответа заявителю.
26.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. В данном случае ответ заявителю готовится отделом делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ.
27.В случае, если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему Минжилкомхозом РБ многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр или уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Минжилкомхоз РБ. О данном решении уведомляется заявитель.
28.В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
29.В случае получения Минжилкомхозом РБ письменных обращений, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, такие обращения могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов. Заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
30.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
31.Заявитель вправе вновь направить обращение в Минжилкомхоз РБ в случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены.
32.Прекращение переписки с заявителем осуществляется на основании служебной записки на имя министра (заместителя министра) за подписью начальника соответствующего отдела Минжилкомхоза РБ. Служебная записка о прекращении переписки и уведомление заявителя должны быть подготовлены соответствующим отделом Минжилкомхоза РБ за подписью начальника до истечения срока рассмотрения обращения. Копии служебной записки о прекращении переписки и уведомления заявителя соответствующий отдел Минжилкомхоза РБ направляет в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ не позднее дня, следующего за днем направления уведомления заявителю.
33.РКК хранятся в отделе делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.
34.Обращения с резолюцией министра передаются в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ для регистрации резолюции в САД и последующего направления обращения в соответствующие структурные подразделения Минжилкомхоза РБ вместе с РКК.
35.Обращение, поступившее в Минжилкомхоз РБ, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу министр жилищно-коммунального хозяйства Республики Башкортостан (далее - Министр) либо заместитель Министра в соответствии с распределением их обязанностей вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.
36.Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
37.Решение вопроса о продлении срока рассмотрения обращения осуществляется на основании служебной записки на имя Министра (заместителя Министра), предоставляемой не позднее трех дней до истечения установленного для рассмотрения обращения срока с указанием причин продления и конкретных мер, необходимых для завершения рассмотрения обращения. Копии служебной записки о продлении срока рассмотрения обращения и уведомления заявителю о продлении срока рассмотрения его обращения отдел-исполнитель направляет в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ не позднее дня, следующего за днем направления указанного уведомления заявителю. В учетных формах делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения обращения, должности и фамилии лица, принявшего решение о продлении срока.
38.Минжилкомхоз РБ по полученному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
39.Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.
40.В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, Минжилкомхоз РБ материалы, необходимые для заключения и обоснованного принятия решения, запрашивает в других государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
41.При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы сотрудники соответствующих структурных подразделений.
Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных сотрудников принимается Министром или лицом, им уполномоченным.
42.Результаты рассмотрения обращения сообщаются заявителю.
43.Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
44.Ответы на обращения визируются начальниками соответствующих структурных подразделений Минжилкомхоза РБ и подписываются Министром (заместителем Министра) в срок не более 2 рабочих дней с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.
45.Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
46.Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.
47.При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением заявителя передается в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ.
48.Оформленные надлежащим образом ответы передаются в отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ, где им присваиваются исходящие регистрационные номера и после чего они отправляются заявителям.
49.Перед отправкой ответов заявителям лицо, ответственное за делопроизводство в отделе делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов заявителя. Материалы рассмотренного обращения с завизированной начальниками соответствующих структурных подразделений Минжилкомхоза РБ копией ответа заявителю формируются в дела в отделе делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ в соответствии с номенклатурой дел.
V.Личный прием заявителей
50.Личный прием заявителей осуществляется на основании записи заявителей по их устным и письменным обращениям на личный прием к Министру, заместителям Министра.
51.Организацию приема заявителей Министром осуществляет отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ.
52.Организация приема заявителей заместителями Министра осуществляется структурными подразделениями, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы.
53.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Заявитель, представляющий объединение граждан, также предъявляет документ, удостоверяющий право представительства (удостоверение, доверенность, иной документ).
54.Заявители приглашаются на прием в порядке очередности.
55.На письменных обращениях заявителей, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "принято на личном приеме". Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
56.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
57.На личном приеме заявитель имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.
58.В случае необходимости при осуществлении личного приема заявителей могут быть приглашены сотрудники структурных подразделений Минжилкомхоза РБ, в компетенцию которых входит рассмотрение поднимаемых заявителем вопросов.
59.В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее многократно давались ответы по существу поставленных в обращении вопросов, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.
VI.Контроль за исполнением положения
60.Текущий контроль за исполнением Положения осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения их прав, свобод и законных интересов, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.
61.Контроль за исполнением Положения включает:
постановку поручений по рассмотрению обращений на контроль;
сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;
подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;
подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям заявителей;
снятие обращений с контроля.
62.Отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ при необходимости совместно со структурными подразделениями Минжилкомхоза РБ обеспечивает учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях заявителей, в том числе анализ следующих данных:
количество и характер рассмотренных обращений;
количество и характер решений, принятых по обращениям Минжилкомхозом РБ в пределах его полномочий;
количество и характер судебных споров с заявителями, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.
Отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ обобщает результаты анализа обращений заявителей по итогам года и представляет информацию Министру.
63.Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращения осуществляется начальником соответствующего структурного подразделения Минжилкомхоза РБ, определенного в качестве ответственного исполнителя.
64.На начальников структурных подразделений Минжилкомхоза РБ возлагается персональная ответственность за рассмотрение обращений в установленные сроки.
Начальники структурных подразделений Минжилкомхоза РБ должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков рассмотрения обращений, принимать меры по устранению причин нарушений.
65.Сотрудник отдела делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ, ответственный за ведение делопроизводства и прием документов, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов и правильность их регистрации.
66.Отдел делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ еженедельно направляет в структурные подразделения Минжилкомхоза РБ информацию об обращениях, срок рассмотрения которых истек либо истекает в ближайшие семь дней.
67.Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
68.Обращения считаются разрешенными и снимаются с контроля в отделе делопроизводства и организационной работы Минжилкомхоза РБ, если приняты необходимые меры и даны письменные ответы заявителям.
69.Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни заявителя, нарушения прав заявителя влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.