Приказ от 01.07.2014 г № 82
Об утверждении Правил обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по размещению государственных заказов
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" приказываю:
1.Утвердить прилагаемые Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по размещению государственных заказов.
2.Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Председатель
С.В.НОВИКОВ
ПРАВИЛА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННОМ
КОМИТЕТЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН ПО РАЗМЕЩЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ
I.Общие положения
1.1.Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по размещению государственных заказов (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, процедуры выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по размещению государственных заказов (далее - Госкомитет).
1.2.Настоящие Правила определяют политику Госкомитета как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
II.Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в госкомитете
2.1.Персональные данные государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в Госкомитете (далее - гражданские служащие), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Республики Башкортостан (далее - гражданская служба), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы Республики Башкортостан, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, обеспечения гражданским служащим установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и имущества Госкомитета, а также в целях противодействия коррупции.
2.2.Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), положениями Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.
Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих Госкомитета осуществляется в соответствии с Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по размещению государственных заказов и ведении его личного дела, утвержденным Приказом Госкомитета от 1 июня 2011 года N 57.
Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона N 152-ФЗ и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.
2.3.Обработка персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:
при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;
при трансграничной передаче персональных данных;
при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
2.4.В случаях, предусмотренных пунктом 2.3 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме согласно приложению N 1 к настоящим Правилам.
Разъяснение субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные и факт его получения оформляются в письменной форме согласно приложению N 2 к настоящим Правилам.
2.5.Обработка персональных данных гражданских служащих и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется уполномоченными на обработку персональных данных должностными лицами, назначенными приказом Госкомитета ответственными за сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Перечень должностей государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в Госкомитете, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, приведен в приложении N 3 к настоящим Правилам.
2.6.Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется в том числе путем:
получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы);
копирования оригиналов документов;
внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
внесения персональных данных в информационную базу Госкомитета.
2.7.В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
2.8.Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные, не предусмотренные Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, в том числе касающиеся расовой принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
2.9.При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо на обработку персональных данных в Госкомитете, осуществляющее сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, обязано разъяснить им юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
2.10.Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
III.Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве
(СВОЙСТВЕ), В СВЯЗИ С РАССМОТРЕНИЕМ ВОПРОСА
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ЕДИНОВРЕМЕННОЙ СУБСИДИИ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ
ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
3.1.В Госкомитете осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.
3.2.Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, определяется в соответствии с Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 11 сентября 2013 года N 411 "О предоставлении государственным гражданским служащим Республики Башкортостан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" и включает в себя:
фамилию, имя, отчество;
адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства);
выписку из домовой книги (справка о составе семьи и занимаемой общей площади жилого помещения);
копию финансового лицевого счета;
копии документов, подтверждающих родственные отношения (свидетельства о браке, о рождении ребенка (детей) (при наличии);
копию трудовой книжки;
копии документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, кроме жилого помещения, в котором они зарегистрированы;
копию документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения (в случаях, когда такое право предоставлено законодательством Российской Федерации);
заявление о согласии на обработку персональных данных лица (лиц), указанного(-ых) в заявлении и (или) представленных документах, не являющегося(-ихся) заявителем(-ями).
3.3.Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве),при постановке на учет для получения единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя председателя Госкомитетав Комиссию по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Государственного комитета Республики Башкортостан по размещению государственных заказов единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).
3.4.Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Госкомитета, входящими в состав Комиссии, путем:
получения оригиналов необходимых документов;
предоставления заверенных в установленном законодательством порядке копий документов.
3.5.Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной субсидии на получение жилья.
3.6.Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), полученных в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
IV.Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с обработкой обращений граждан
4.1.Обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях организации приема граждан, обеспечения своевременного и полного объема рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Госкомитета, в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).
4.2.Персональные данные граждан, обратившихся в Госкомитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим их уведомлением о результатах рассмотрения.
4.3.В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные:
фамилия, имя, отчество;
почтовый адрес;
адрес электронной почты;
контактный телефон;
иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
4.4.Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона N 152-ФЗ, Федерального закона N 59-ФЗ и иными нормативными правовыми актами, определяющими порядок обработки обращений граждан.
4.5.Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений, осуществляется структурными подразделениями Госкомитета, по компетенции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
4.6.Обработка персональных данных субъектов, направивших обращение в Госкомитет, в соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов;
внесения персональных данных в регистрационную базу данных Госкомитета.
4.7.Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных или от их уполномоченных представителей.
4.8.При рассмотрении обращений граждан запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.9.При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Госкомитета, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, направивших обращение в адрес Госкомитета, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
4.10.Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных Госкомитетом осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
V.Порядок обработки персональных данных в информационных системах госкомитета
5.1.Обработка персональных данных в Госкомитете осуществляется:
в автоматизированных информационных системах отдела делопроизводства и кадров и отдела бюджетного учета и финансирования;
в автоматизированной информационной системе учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий.
5.2.Должностным лицам Госкомитета, уполномоченным на обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах Госкомитета, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей автоматизированной информационной системе Госкомитета. Доступ предоставляется к автоматизированным информационным системам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.
5.3.Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах Госкомитета, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер:
определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в автоматизированных информационных системах Госкомитета;
применение организационных и технических процедур, необходимых для выполнения установленных законодательством требований по обеспечению безопасности к защите персональных данных, при их обработке в автоматизированных информационных системах Госкомитета;
применение прошедших в установленном порядке процедур оценки соответствия средств защиты информации;
оценка эффективности проводимых мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию автоматизированной информационной системы;
учет машинных носителей персональных данных;
обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
восстановление персональных данных, модифицированных, удаленных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в Госкомитете, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в автоматизированных информационных системах Госкомитета.
5.4.Контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровней защищенности автоматизированных информационных систем Госкомитета осуществляет уполномоченный специалист службы информационных технологий Госкомитета (далее - уполномоченный специалист). Уполномоченный специалист также организует и контролирует ведение учета материальных носителей персональных данных.
5.5.Уполномоченный специалист принимает все необходимые меры по восстановлению персональных данных, модифицированных, удаленных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
5.6.Обмен персональными данными при их обработке в автоматизированных информационных системах Госкомитета осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер и путем применения программных и технических средств.
5.7.В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах Госкомитета уполномоченными должностными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.
VI.Сроки обработки и хранения персональных данных
6.1.В соответствии с законодательством Российской Федерации устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы:
персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу гражданских служащих (о приеме, переводе, об увольнении и установлении надбавок), подлежат хранению в отделе делопроизводства и кадров Госкомитета в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в ведомственных архив Госкомитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где они хранятся в течение семидесяти пяти лет;
персональные данные, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, хранятся в отделе делопроизводства и кадров Госкомитета в течение трех лет со дня увольнения с государственной гражданской службы с последующим формированием и передачей указанных документов в ведомственных архив Госкомитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где они хранятся в течение семидесяти пяти лет;
персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданских служащих, подлежат хранению в течение трех лет в отделе делопроизводства и кадров Госкомитета с последующим формированием и передачей указанных документов в ведомственный архив Госкомитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где они хранятся в течение семидесяти пяти лет;
персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих, подлежат хранению в отделе делопроизводства и кадров Госкомитета в течение пяти лет с последующим уничтожением;
персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в отделе делопроизводства и кадров Госкомитета в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
6.2.Персональные данные граждан, обратившихся в Госкомитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, или обращения в форме электронного документа, хранятся в Госкомитете в течение пяти лет.
6.3.Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.
6.4.Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Госкомитета.
6.5.Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы Госкомитета, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.
VII.Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении Иных Законных оснований
7.1.Структурными подразделениями Госкомитета осуществляется систематическое выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На основании представленных структурными подразделениями описей дел, содержащих персональные данные, отдел делопроизводства и кадров Госкомитета составляет Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
7.2.Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Экспертной комиссии Госкомитета (далее - ЭК Госкомитета), состав которой утверждается приказом Госкомитета.
По итогам заседания секретарем ЭК Госкомитета составляется протокол, который визируется членами ЭК Госкомитета и утверждается первым заместителем председателя Госкомитета.
7.3.Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в присутствии членов ЭК Госкомитета на бумагоуничтожительной машине, после чего секретарем комиссии делается соответствующая отметка об уничтожении документов в Акте.
7.4.Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных, хранящихся на электронных носителях, производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
VIII.Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
8.1.Гражданские служащие, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъектов персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.
8.2.Обязательство государственного гражданского служащего Республики Башкортостан непосредственно осуществляющего обработку персональных данных в Госкомитете, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей, оформляется в письменной форме согласно приложению N 4 к настоящим Правилам.