Приложение к Постановлению от 17.01.2006 г № 2 Положение
Положение о центральной экспертной комиссии (цэк) администрации городского округа город октябрьский
1.Общие положения
1.1.Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:
- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Республики Башкортостан, включая управленческую, научно-техническую, кинофотофоновидео и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в организациях, учреждениях, предприятиях;
- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) ведомственных организаций и учреждений.
1.2.Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством администрации, а в необходимых случаях и Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
1.3.Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации из наиболее квалифицированных работников под председательством одного из заместителей главы администрации.
В состав ЦЭК включаются: заведующий горархивом - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы администрации.
В качестве экспертов и консультантов могут привлекаться служащие администрации.
1.4.В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России и РБ, Основами законодательства РФ "Об Архивном фонде РФ и архивах", Законом Республики Башкортостан "Об архивном фонде РБ и архивах", нормативными правовыми актами, издаваемыми Президентом РФ, Федеральным собранием РФ, указами и распоряжениями Президента РБ, постановлениями и распоряжениями Правительства РБ, Управления по делам архивов при Правительстве РБ, главы администрации, настоящим Положением о ЦЭК.
1.5.В соответствии с Положением Администрация городского округа г. Октябрьский разрабатывает конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан утверждается распоряжением главы администрации города, одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.
2.Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1.Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда РБ, образующихся в процессе деятельности администрации города, ее структурных подразделений, муниципальных учреждений и организаций.
2.2.Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3.Осуществляет методическое руководство работой ЭК ведомственных архивов организаций, учреждений, предприятий.
2.4.Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.5.Организует и координирует работу по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда РБ.
2.6.Оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов учреждений по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РБ.
2.7.Рассматривает и выносит решения об одобрении:
- описей дел постоянного срока хранения, в т.ч. спецдокументации;
- перечней проектов научно-технической документации постоянного срока хранения;
- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
- описей фотодокументов;
- описей на документы по личному составу;
- графиков подготовки и передачи документов на госхранение;
- нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);
- списков источников комплектования горгосархива;
- описей документов личного происхождения.
2.8.Представляются на рассмотрение в Управление по делам архивов при Правительстве РБ:
- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
- перечни документов со сроками хранения;
- акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;
- положения о ЦЭК.
2.9.Представляются в Управление по делам архивов при Правительстве РБ на утверждение:
- описи дел постоянного срока хранения управленческой документации;
- перечни научно-технической документации постоянного срока хранения;
- перечни документов, подлежащих передаче в госархив;
на согласование:
- описи дел по личному составу.
2.10.Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для служащих администраций и ведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3.Права ЦЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:
3.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям администрации и ведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыске недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений администрации и ведомственных учреждений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
- документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений администрации, ведомственных подразделений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению. Об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации, ведомственных организаций.
3.5.Информировать руководство администрации и ведомственных организаций по вопросам своей компетенции.
4.Организация работы ЦЭК
4.1.ЦЭК администрации работает в контакте с ЭПК Управления по делам архивов при Правительстве.
4.2.ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством администрации.
4.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4.Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство администрации (в необходимых случаях по согласованию с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан).
4.5.ЦЭК в лице его председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Согласовано
ЭПК Управления по делам архивов
при Правительстве РБ