Приказ от 25.11.2009 г №№ 97, 840
Об утверждении административного регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Экспертиза ценности архивных документов, решение иных вопросов, связанных с включением архивных документов в состав Архивного фонда Республики Башкортостан»
Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства РФ, 21.11.2005, N 47, ст. 4933; там же, 12.10.2009, N 41, ст. 4765) приказываю:
1.Утвердить
- административный регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции "Экспертиза ценности архивных документов, решение иных вопросов, связанных с включением архивных документов в состав Архивного фонда Республики Башкортостан" (прилагается).
2.Аппарату Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, дирекциям центральных государственных архивов Республики Башкортостан организовать внедрение в практику работы административного регламента исполнения государственной функции в части, их касающейся.
3.Зарегистрировать административный регламент в Министерстве юстиции Республики Башкортостан в установленном порядке.
4.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на аппарат Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
Начальник
Управления
А.А.ХИСМАТУЛЛИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ "ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
РЕШЕНИЕ ИНЫХ ВОПРОСОВ, СВЯЗАННЫХ С ВКЛЮЧЕНИЕМ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН"
I.Общие положения
1.1.Наименование государственной функции
Экспертиза ценности архивных документов, решение иных вопросов, связанных с включением архивных документов в состав Архивного фонда Республики Башкортостан (далее - государственная функция).
В целях реализации настоящего административного регламента используются следующие основные понятия:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Архивный фонд Республики Башкортостан (далее - АФ РБ) - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов Республики Башкортостан, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Республики Башкортостан и составной частью Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
государственный архив Республики Башкортостан - государственное учреждение Республики Башкортостан, создаваемое Правительством Республики Башкортостан, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РБ, а также других архивных документов;
муниципальный архив Республики Башкортостан - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РБ, а также других архивных документов;
источники формирования Архивного фонда Республики Башкортостан (источники комплектования государственных, муниципальных архивов) - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане (собственники или владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы АФ РБ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенные в установленном порядке в списки источников комплектования;
Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - ЭПК) - постоянно действующий совещательный орган, осуществляющий рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав АФ РБ, методическое руководство деятельностью центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования Центрального государственного архива общественных объединений Республики Башкортостан (ЦГАОО РБ) и Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) - далее - центральные государственные архивы РБ;
опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав АФ РБ.
1.2.Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан" (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2006, N 5 (227), ст. 233);
- Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 23.07.2009 N 286 "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 16.09.2009, N 18 (312), ст. 1187);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Приказом Управления по делам архивов при Правительстве РБ от 26.05.2009 N 53 "Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" (зарегистрирован в Минюсте РБ 16.06.2009 N 694; "Республика Башкортостан", N 182 (26917), 23.09.2009);
- Приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 30.06.2006 N 53 (Об утверждении Положения и регламента Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов при Правительстве РБ).
1.3.Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции
Исполнителем государственной функции является Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ).
Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется центральными государственными и муниципальными архивами Республики Башкортостан путем рассмотрения и подготовки к утверждению ЭПК Управления по делам архивов РБ документов, указанных в п. 2.1.3 настоящего Регламента, образовавшихся в деятельности их источников комплектования, в соответствии с компетенцией ЭПК, определенной Положением об ЭПК, утвержденным приказом Управления по делам архивов РБ.
Центральные государственные архивы Республики Башкортостан участвуют в исполнении государственной функции также в форме привлечения их должностных лиц в качестве экспертов - членов ЭПК Управления по делам архивов РБ.
Списки центральных государственных архивов и муниципальных архивов Республики Башкортостан приведены в приложениях 1 и 2.
1.4.Описание заявителей
В качестве заявителей (получателей результата исполнения государственной функции) выступают государственные органы и органы местного самоуправления, организации (в т.ч. негосударственные), в процессе деятельности которых образуются документы АФ РБ, и граждане - собственники или владельцы архивных документов, включенные в установленном порядке в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Башкортостан (далее - источники комплектования).
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РБ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования о государственной функции
2.1.1.Конечный результат исполнения государственной функции
Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПК Управления по делам архивов РБ:
- о включении конкретных архивных документов в состав АФ РБ при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой нижней части последнего листа документа (в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);
- об отказе утверждения описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, перечней проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования; согласования методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, оформленное в виде Заключения эксперта о качестве документа (приложение 4), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего Регламента;
- по иным вопросам, связанным с экспертизой ценности архивных документов и отбором их в состав АФ РБ (определение сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, методические пособия по практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими центральных государственных и муниципальных архивов Республики Башкортостан, продление сроков временного хранения архивных документов в архиве источника комплектования), оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК, подписанной председателем и секретарем ЭПК (приложение 3).
2.1.2.Способы получения сведений о местах нахождения Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию
Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Управлением по делам архивов РБ, центральными государственными или муниципальными архивами Республики Башкортостан посредством личного обращения представителя источника комплектования непосредственно в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив; при обращении по телефону, в письменном виде по почте; по электронным каналам связи.
Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции источник комплектования обращается в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.
2.1.3.Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления
Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий центральный государственный, муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:
2.1.3.1.Для решения вопроса о включении конкретных архивных документов в состав АФ РБ:
- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения в 2-х экземплярах (приложения 6 - 13 );
- описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 2-х экземплярах (приложение 6);
- описи дел по личному составу (личных дел) в 2-х экземплярах (приложение 14);
- справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный комплекс документов);
- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив в 2-х экземплярах с предисловием, списком сокращенных слов (при необходимости) и расшифровкой терминов (при их наличии) (приложение 14);
- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования по этому вопросу, оформленная в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.1.3.2.Для решения иных вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отбором их в состав АФ РБ (пункт 2.1.1 настоящего Регламента):
- запрос в письменном виде на имя начальника Управления по делам архивов РБ с изложением в нем проблемы (вопроса), обоснованных предложений, подписанный руководителем организации - источника комплектования или его заместителем, гражданином (собственником или владельцем архивных документов);
- проект методического пособия в 2-х экземплярах с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации - источника комплектования или его заместителем, и выпиской из протокола ЦЭК (ЭК) организации-источника комплектования.
2.1.4.Справочные телефоны, почтовые и электронные адреса, адреса официальных сайтов и графики работы Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию
2.1.4.1.Место нахождения центрального аппарата Управления по делам архивов РБ и его почтовый адрес:
450077, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Ленина, 37, каб. 107 (приемная).
Электронные адреса Управления по делам архивов РБ:
gasrb@gasrb.ru и basharchiv_aat@gasrb.ru.
Справочные телефоны: (347) 272-10-02, 272-74-51, 273-58-62.
Факс: (347) 272-10-02.
График работы Управления по делам архивов РБ:
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Понедельник - четверг 09.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Пятница 09.00 - 16.45 (перерыв с 13.00 до 14.00) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Суббота, воскресенье, выходные дни нерабочие праздничные дни ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы центральных государственных архивов Республики Башкортостан приводятся в приложении 1.
Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов Республики Башкортостан приводятся в приложении 2.
2.1.4.2.Сведения о месте нахождения и графике работы Управления по делам архивов РБ и центральных государственных архивов Республики Башкортостан, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления по делам архивов РБ: "ГАС РБ" - www qasrb.ru. Кроме того, на официальном сайте Управления по делам архивов РБ размещается текст настоящего Регламента (полная версия) по исполнению государственной функции.
2.1.5.Порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции
2.1.5.1.Информирование представителя источника комплектования или консультация при личном обращении в Управление по делам архивов РБ осуществляется членами ЭПК - должностными лицами Управления по делам архивов РБ, ответственными за выполнение государственной функции; в центральные государственные архивы РБ - должностными лицами отдела комплектования Архивного фонда Республики Башкортостан, ведомственных архивов и делопроизводства; муниципальные архивы - руководителями архивных служб администраций муниципальных районов и городских округов (далее - должностные лица), на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления по делам архивов РБ, центральных государственных и муниципальных архивов Республики Башкортостан (пункт 2.1.4 настоящего Регламента).
Должностное лицо обязано принять представителя источника комплектования в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо, ответственное за прием, обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других должностных лиц.
2.1.5.2.Информирование или консультация представителя источника комплектования по телефону осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 2.1.5.1, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления по делам архивов РБ, центральных государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.4 настоящего Регламента).
2.1.5.3.Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности лица, принявшего телефонный звонок, и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует представителя источника комплектования по интересующим вопросам.
2.1.5.4.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование или консультацию, может предложить представителю источника комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив.
2.1.5.5.Письменное информирование или консультация при обращении представителя источника комплектования в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Начальник Управления по делам архивов РБ, руководитель центрального государственного архива определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение представителя источника комплектования предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником управления или его заместителем, руководителем центрального государственного архива РБ и направляется представителю источника комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
2.1.5.6.Сведения о размещении информационных материалов. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные интернет-сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе "вопросы - ответы".
При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
2.1.5.7.Основными требованиями к информированию источника комплектования являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.
2.1.5.8.Если информация о порядке или ходе исполнения государственной функции, полученная в центральном государственном архиве, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Управление по делам архивов РБ.
В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе исполнения государственной функции представитель источника комплектования вправе обратиться к должностному лицу - начальнику Управления по делам архивов РБ, руководителю центрального государственного архива РБ. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приема по предварительной записи, которая производится в тот же день.
2.1.6.Сведения о размещении информационных материалов
На информационных стендах в помещениях центральных государственных архивов РБ размещается следующая информация:
- график работы архива;
- фамилии, имена, отчества руководителей архива и Управления по делам архивов РБ;
- номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации представителей источников комплектования и прием документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества, должности лиц, ответственных за выполнение государственной функции;
- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Управления по делам архивов РБ и архива, адрес официального сайта;
- настоящий Регламент (без приложений);
- схема (блок-схема) последовательности действий при исполнении государственной функции (приложение 5).
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Информационные материалы по исполнению государственной функции, а также образцы заполнения документов размещаются в сети Интернет на официальном сайте Управления по делам архивов РБ.
2.1.7.Требования к местам исполнения государственной функции
2.1.7.1.Вход в здание, где расположено Управление по делам архивов РБ, центральный вход в здания (помещения) центральных государственных и муниципальных архивов должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.
2.1.7.2.Организация приема документов в центральных государственных архивах и муниципальных архивах РБ осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 2.1.5.1 настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты должностных лиц должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего исполнение государственной функции. Должностное лицо, осуществляющее прием представителей источников комплектования, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Рабочее место должностного лица должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
2.1.7.3.В помещениях должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, указанной в п. 2.1.4.1 Представителям источников комплектования, ожидающим приема, отводятся места, оборудованные стульями.
2.2.Условия и сроки исполнения государственной функции
Максимальный срок исполнения государственной функции не должен превышать 2 месяцев со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования при дополнительном запросе.
Время ожидания приема представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации, а также при получении документов не должно превышать 30 минут.
Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому представителю источника комплектования, если не требуется консультация о правилах подготовки документов, указанных в пункте 2.1.3, и методике проведения экспертизы ценности архивных документов.
2.3.Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов
2.3.1.Основаниями для отказа в рассмотрении представленных документов являются:
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в центральных государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- непредоставление полного комплекта документов, перечисленных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, или предоставление неполного количества экземпляров.
2.3.2.Основанием для отказа в получении результата исполнения государственной функции является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:
- Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 305);
- Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242);
- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в центральных государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Руководителем Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000 (М., 2000);
- отраслевых перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных в установленном порядке.
2.4.Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции
Исполнение Управлением по делам архивов РБ государственной функции непосредственно, а также через подведомственные ему центральные государственные архивы РБ и органы местного самоуправления осуществляется бесплатно.
Порядок взаимодействия физических и юридических лиц с должностными лицами, исполняющими государственную функцию, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
III.Административные процедуры
Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 5.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию документов;
- подготовку рассмотрения документов на заседании ЭПК;
- рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения.
3.1.Прием и регистрация документов (приложение 5-1)
Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, в соответствующий центральный государственный архив РБ и представление руководителем архивной службы администрации муниципального района, городского округа документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, - в Управление по делам архивов РБ.
Документы, указанные в п. 2.1.3.2 настоящего Регламента, могут быть представлены в Управление по делам архивов РБ посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.
3.1.1.Регистрация документов осуществляется в день их поступления.
3.1.2.Прием и регистрацию документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, осуществляют должностные лица центрального государственного и муниципального архива РБ (пункт 2.1.5.1 настоящего Регламента).
3.1.3.Должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.1.Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, должностное лицо готовит документы к утверждению в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК".
3.1.3.2.При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.
3.1.3.3.В случае, если источник комплектования в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2 - 3.1.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.4.В случае, если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в центральный государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, должностное лицо не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
3.1.4.Документы, указанные в пункте 2.1.3.2 настоящего Регламента, регистрируются должностным лицом Управления по делам архивов РБ, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
3.1.4.1.Должностное лицо, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации, направляет зарегистрированный документ начальнику Управления по делам архивов РБ.
3.1.4.2.Начальник Управления по делам архивов РБ рассматривает полученный документ в день поступления на рассмотрение и направляет его председателю ЭПК для рассмотрения вопроса на очередном заседании ЭПК.
3.1.4.3.Председатель ЭПК в день поступления к нему документов определяет эксперта из числа членов ЭПК, ответственного за подготовку Заключения о качестве документа.
3.1.4.4.Должностное лицо в течение 5 рабочих дней изучает документы. Если проблема (вопрос), изложенная в запросе, не требует уточнения, проект методического пособия представлен в полном количестве экземпляров, должностное лицо готовит документы в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК".
3.1.4.5.При предоставлении неполного перечня необходимых для исполнения государственной функции документов, указанных в п. 2.1.3 настоящего Регламента, и проекта методического пособия не в полном количестве экземпляров, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 5 рабочих дней с момента получения документов.
3.1.4.6.Если в течение 10 рабочих дней с момента регистрации источник комплектования представит в адрес Управления по делам архивов РБ дополнительные сведения по запросу или проект методического пособия в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.4 - 3.1.4.4 настоящего Регламента.
3.1.4.7.Если источник комплектования по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации не представит на адрес начальника Управления по делам архивов РБ необходимые дополнительные сведения или проект методического пособия в полном количестве экземпляров, осуществляются следующие действия:
- в течение 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) должностное лицо в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента готовит письменное уведомление с обоснованием о невозможности рассмотрения документа на заседании ЭПК и направляет уведомление на визирование председателю ЭПК;
- председатель ЭПК в течение 2 рабочих дней визирует письменное уведомление и направляет его начальнику Управления по делам архивов РБ;
- начальник Управления по делам архивов РБ в течение рабочего дня подписывает уведомление и направляет его должностному лицу, обеспечивающему рассылку корреспонденции;
- должностное лицо, обеспечивающее рассылку корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания уведомления, направляет его источнику комплектования по почте по адресу, указанному в бланке письма-запроса.
3.2.Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК (приложение 5-2)
3.2.1.Должностное лицо государственного, муниципального архива РБ в течение 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (приложение 15) и направляет документы руководителю центрального государственного архива РБ для вынесения вопроса на очередное заседание ЭПК.
3.2.2.Комплекс документов, указанных в пункте 2.5.1 и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1 настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя архива направляется секретарю ЭПК не позднее чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.
3.2.3.Должностное лицо в течение 5 рабочих дней с момента регистрации документа готовит заключения по документам, указанным в пункте 2.1.3.2 настоящего Регламента, и направляет его секретарю ЭПК для включения вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПК.
3.2.4.Секретарь ЭПК, назначаемый приказом начальника Управления по делам архивов РБ из числа должностных лиц Управления по делам архивов РБ, формирует повестку дня заседания ЭПК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.1.3.1, и методических пособий, указанных в пункте 2.1.3.2 настоящего Регламента, в соответствии с Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
Рецензентами (экспертами) выступают члены ЭПК, назначаемые приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
3.2.5.Рецензенты в течение 4 рабочих дней на основе критериев экспертизы ценности документов (пункт 4.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 N 19) проверяют представленные документы на соответствие основаниям для отказа в исполнении государственной функции, указанным в пункте 2.3.2 настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документов. Допускается составление единого Заключения на все представленные источником комплектования описи (приложение 4).
3.3.Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения (приложение 5-3)
3.3.1.Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза в месяц (последний четверг каждого месяца).
3.3.2.Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
3.3.3.Решение ЭПК оформляется секретарем ЭПК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания начальником Управления по делам архивов РБ в соответствии с пунктом 2.1.1 настоящего Регламента.
3.3.4.Оформленные документы, указанные в пунктах 2.1.1 и 2.1.3 настоящего Регламента, в течение одного дня передаются секретарем ЭПК в центральные государственные архивы и должностным лицам аппарата Управления по делам архивов РБ для направления в адрес источников комплектования центральных государственных архивов и архивных служб администраций муниципальных районов и городских округов.
3.3.4.Если источник комплектования, которому решением ЭПК отказано в получении результата исполнения государственной функции в соответствии с пунктом 2.3.2 настоящего Регламента, представит в центральный государственный или муниципальный архив доработанные документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.
3.3.5.Права и обязанности должностных лиц, ответственных за выполнение государственной функции, определены в должностных регламентах Управления по делам архивов РБ и подведомственных организаций.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определены Положением об Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов РБ и Регламентом работы ЭПК, утвержденным Приказом Управления по делам архивов РБ от 30.06.2006 N 53.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Управления по делам архивов РБ, центральные государственные архивы и руководители архивных служб администраций муниципальных районов и городских округов, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.
4.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения должностными лицами Управления по делам архивов РБ и подведомственных организаций положений настоящего Регламента.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления по делам архивов РБ, центральных государственных, муниципальных архивов.
4.5.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления по делам архивов РБ) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования, гражданина или объединению граждан.
4.6.Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции может быть поручено начальником Управления по делам архивов РБ должностному лицу Управления по делам архивов РБ либо из должностных лиц Управления по делам архивов РБ и центральных государственных архивов РБ может быть сформирована рабочая группа.
4.7.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.8.Представители источников комплектования центральных государственных архивов РБ имеют право присутствовать на заседании ЭПК при рассмотрении своих документов.
4.9.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по исполнению административных процедур и соблюдение требований регламента при исполнении государственной функции должностные лица несут персональную ответственность. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых при исполнении государственной функции
5.1.Источники комплектования (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно:
- на действия должностных лиц центральных государственных архивов РБ - руководителю соответствующего центрального государственного архива или в Управление по делам архивов РБ;
- на руководителей архивных служб администраций муниципальных районов, городских округов - главе администрации района, города;
- на действия должностных лиц Управления по делам архивов РБ - начальнику Управления по делам архивов РБ или его заместителю.
5.2.В письменной жалобе указываются:
- полное наименование государственного органа, организации - источника комплектования (в случае обращения от имени юридического лица) либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя, гражданина - собственника или владельца архивных документов;
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись;
- дата.
5.3.Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации и дан ответ.
5.4.Поступившие в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив РБ жалобы регистрируются должностным лицом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и в установленном порядке направляются на рассмотрение начальнику Управления по делам архивов РБ или его заместителю, руководителю центрального государственного архива соответственно.
5.5.Начальник Управления по делам архивов РБ или его заместитель, руководитель центрального государственного архива РБ:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием уполномоченного представителя источника комплектования;
- определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;
- запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов источника комплектования, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.6.Обращения источников комплектования, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
5.7.Ответ на жалобу подписывается начальником Управления по делам архивов РБ, его заместителями, руководителем центрального государственного архива.
5.8.В случае, если в письменном обращении источника комплектования содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления по делам архивов РБ, руководитель центрального государственного архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с источником комплектования по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Управление по делам архивов РБ. Источник комплектования, направивший обращение, уведомляется о данном решении.
5.9.Ответ на жалобу не дается, если в письменной жалобе не указаны сведения, приведенные в пункте 5.2 настоящего Регламента.
5.10.Обращение источника комплектования считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.
5.11.Если источник комплектования не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Башкортостан.
5.12.В случае, если источники комплектования не удовлетворены результатами рассмотрения жалоб в инстанциях, указанных в пункте 5.11 настоящего Регламента, они могут обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.
5.13.Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.