Приказ от 25.11.2009 г №№ 96, 839

Об утверждении административного регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан»

Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства РФ, 21.11.2005, N 47, ст. 4933; там же, 12.10.2009, N 41, ст. 4765) приказываю:
1.Утвердить:
- административный регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан" (прилагается).
2.Аппарату Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, дирекциям центральных государственных архивов Республики Башкортостан организовать внедрение в практику работы административного регламента исполнения государственной функции в части их касающейся.
3.Зарегистрировать административный регламент в Министерстве юстиции Республики Башкортостан в установленном порядке.
4.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на аппарат Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
Начальник
Управления
А.А.ХИСМАТУЛЛИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ
БАШКОРТОСТАН ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН"
I.Общие положения
1.1.Наименование государственной функции
Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан (далее - государственная функция).
1.2.Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета, 25.12.1993, N 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);
- Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 25, ст. 2572);
- Конституцией Республики Башкортостан от 24.12.1993 (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2003, N 1 (157), ст. 3);
- Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан" (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2006 г., N 5 (227), ст. 233);
- Постановлением Правительства РБ от 23.07.2009 N 286 "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 16.09.2009, N 18 (312), ст. 1187);
- Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26.05.2009 N 53 "Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" (Зарегистрировано в Минюсте РБ 16.06.2009 N 694; Республика Башкортостан, N 182 (26917), 23.09.2009);
- Приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26.05.2008 N 48 "Об утверждении положения о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан".
1.3.Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции
Исполнение государственной функции Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ) осуществляет при участии центральных государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек Республики Башкортостан, организаций Российской академии наук.
Центральные государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки Республики Башкортостан, организации Российской академии наук (далее - Заявители) в отношении хранящихся у них уникальных документов, представляют предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан (далее - Государственный реестр).
Отдел комплектования, обеспечения сохранности, государственного учета и использования Архивного фонда Республики Башкортостан Управления по делам архивов РБ обеспечивает исполнение государственной функции путем подготовки материалов о включении документов в Государственный реестр на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ (далее - ЭПК) и регистрации уникальных документов в Государственном реестре, а также ведет электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан".
ЭПК Управления по делам архивов РБ принимает решение о включении документов в Государственный реестр в соответствии с ее компетенцией, определенной положением об ЭПК.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования о государственной функции
2.1.1.Конечным результатом исполнения государственной функции является:
- решение ЭПК о включении уникального документа в Государственный реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления по делам архивов РБ;
- решение ЭПК об отказе о включении документа в Государственный реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления по делам архивов РБ.
2.1.2.Способы получения сведений о месте нахождения Управления по делам архивов РБ
Информация об исполняемой Управлением по делам архивов РБ государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления по делам архивов РБ, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "ГАС РБ" (www.gasrb.ru).
2.1.3.Перечень необходимых для исполнения государственной функции документов
Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября Заявители представляют в Управление по делам архивов РБ с сопроводительным письмом следующие документы:
- Лист учета и описания уникального документа (приложение 1) на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы;
- Экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).
2.1.4.Справочные телефоны, почтовый и электронный адреса, адрес официального сайта и график работы Управления по делам архивов РБ, осуществляющего государственную функцию
Местонахождение аппарата Управления по делам архивов РБ и его почтовый адрес: 450077, г. Уфа, ул. Ленина, 37.
Электронный адрес Управления по делам архивов РБ: gasrb@gasrb.ru; basharchiv_aat@gasrb.ru
Телефоны структурных подразделений Управления по делам архивов РБ: (347) 272-10-02, 272-74-51, 273-58-62
Факс: (347) 272-10-02.
Официальный сайт Управления по делам архивов РБ "ГАС РБ" - www.gasrb.ru
График работы Управления по делам архивов РБ:

понедельник - четверг  9.00 - 18.00
пятница                9.00 - 16.45
суббота - воскресенье  Выходные дни

2.1.5.Порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции
2.1.5.1.Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону структурного подразделения Управления по делам архивов РБ;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в структурное подразделение Управления по делам архивов РБ.
2.1.5.2.При ответах на телефонные звонки должностное лицо Управления по делам архивов РБ, осуществляющее государственную функцию (далее - должностное лицо) подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.
2.1.5.3.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления по делам архивов РБ - пункт 2.1.4 настоящего Регламента).
2.1.5.4.При информировании посредством личного обращения должностное лицо обязано принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления по делам архивов РБ.
2.1.5.5.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.
2.1.5.6.Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "ГАС РБ" в разделе "вопросы-ответы".
2.1.5.7.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
2.1.5.8.Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения.
2.1.5.9.Информационные материалы по исполнению государственной функции, а также образцы заполнения документов размещаются в сети Интернет на официальном сайте Управления по делам архивов РБ.
2.1.6.Требования к удобству и комфорту места приема заявителей
2.1.6.1.Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется должностными лицами Управления по делам архивов РБ на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 2.1.4 настоящего Регламента).
2.1.6.2.В день назначенной встречи должностное лицо обязано заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается Управление по делам архивов РБ, должностное лицо обязано его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
2.1.6.3.Должностное лицо, осуществляющее прием Заявителя, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.2.Условия и сроки исполнения государственной функции
2.2.1.Срок исполнения государственной функции - в течение 6 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Управление по делам архивов РБ.
2.2.2.Время ожидания приема Заявителями при подаче документов и получении информации, а также при получении документов не должно превышать 30 минут.
2.2.3.Продолжительность приема у должностного лица, осуществляющего государственную функцию, не должна превышать 20 минут.
2.3.Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
2.3.1.Основанием для отказа в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр является:
- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.1.3;
- ненадлежащее оформление представленных документов.
2.3.2.Основанием для отказа в получении результата исполнения государственной функции является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:
- Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Закона Республики Башкортостан от 03.02.2006 N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан" (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2006, N 5 (227), ст. 233);
- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в центральных государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер N 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в центральных государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер N 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007);
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).
2.3.3.Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр Управление по делам архивов РБ информирует Заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.
2.4.Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции
Исполнение Управлением по делам архивов РБ государственной функции осуществляется бесплатно.
Порядок взаимодействия физических и юридических лиц с должностными лицами, исполняющими государственную функцию, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
III.Административные процедуры
Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
- включение уникальных документов в Государственный реестр;
- регистрация уникальных документов в Государственном реестре;
- внесение изменений в Государственный реестр.
Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 2.
3.1.Включение уникальных документов в Государственный реестр
3.1.1.Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет должностное лицо Управления по делам архивов РБ, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, которое проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
3.1.2.Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Управления по делам архивов РБ, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение председателю ЭПК. После вынесения резолюции документы передаются секретарю ЭПК.
3.1.3.Секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.
При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 2.3, секретарь ЭПК по телефону информирует об этом Заявителя.
Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Управления по делам архивов РБ необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Управления по делам архивов РБ и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
3.1.4.Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЭПК, после чего передает Листы учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр и экспертные заключения об уникальности документа экспертам ЭПК.
3.1.5.Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.
3.1.6.Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются экспертам ЭПК не позднее чем за 7 дней до заседания.
3.1.7.Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.
3.1.8.Протокол и решение ЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем и секретарем ЭПК, утверждается начальником Управления по делам архивов РБ.
Решение заверяется гербовой печатью.
3.2.Регистрация документов в Государственном реестре
3.2.1.Секретарь ЭПК:
- на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;
- направляет Заявителю решение заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);
- формирует Листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях и Экспертные заключения в дела, которые хранятся в подразделении Управления по делам архивов РБ. Указанные дела включаются в номенклатуру дел Управления по делам архивов РБ как переходящее со сроком хранения "Постоянно";
- вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан".
3.3.Внесение изменений в Государственный реестр
3.3.1.Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.
3.3.2.Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.
3.3.3.Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в Управление по делам архивов РБ:
- центральные государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки Республики Башкортостан, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр;
3.3.4.Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Управления по делам архивов РБ, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение председателю ЭПК и с соответствующей резолюцией передаются секретарю ЭПК.
Секретарь ЭПК:
- вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;
- вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан";
- формирует акты в дело, которое включается в номенклатуру дел Управления по делам архивов РБ как переходящее со сроком хранения "Постоянно".
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом Управления по делам архивов РБ, утвержденным Приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26 мая 2009 года N 53 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Республики Башкортостан 16 июня 2009 года N 694).
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет начальник отдела комплектования, обеспечения сохранности государственного учета и использования Архивного фонда Управления по делам архивов РБ.
4.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
4.4.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления по делам архивов РБ) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению Заявителя, гражданина или объединению граждан.
4.5.Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции может быть поручено начальником Управления по делам архивов РБ должностному лицу Управления по делам архивов РБ, либо из должностных лиц Управления по делам архивов РБ и подведомственных организаций может быть сформирована рабочая группа.
4.6.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав Заявителя, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по исполнению административных процедур и соблюдение требований регламента при исполнении государственной функции должностные лица несут персональную ответственность. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ (ПРИНЯТЫХ) В ХОДЕ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ НА ОСНОВАНИИ НАСТОЯЩЕГО РЕГЛАМЕНТА
5.1.Заявители, направившие запросы об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) должностных лиц и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно начальнику Управления по делам архивов РБ.
В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись.
5.2.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
5.3.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.4.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.5.Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Башкортостан.
5.6.Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.