Приложение к Постановлению от 24.08.2010 г № 1035 Административный регламент
Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального района калтасинский район
I.Общие положения
1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального района Калтасинский район (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального района Калтасинский район и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации муниципального района Калтасинский район .
2.Рассмотрение обращений граждан в Администрации муниципального района Калтасинский район осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06.10.2003г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Законом Республики Башкортостан от 12.12.2006 № 391 «Об обращениях граждан в Республике Башкортостан».
- Регламентом Администрации МР Калтасинский район, утвержденным постановлением главы Администрации 13.01.2006 г. №03 а.
3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой Администрации муниципального района, заместителями главы Администрации, руководителями и работниками органов и структурных подразделений Администрации муниципального района.
4.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, личный прием граждан.
II.Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
5.Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется непосредственно в Администрации муниципального района:
- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования, электронной техники;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.
6.Сведения о местонахождении Администрации муниципального района, полный почтовый адрес Администрации муниципального района, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:
- на Интернет-сайте Администрации муниципального района
7.При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Срок исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан
8.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок функции.
В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен Главой Администрации, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина.
9.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
10.В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения такого обращения осуществляется в соответствии с пунктом 8 настоящего Административного регламента.
11.Глава Администрации муниципального района, заместители Главы Администрации района, руководители отделов Администрации района вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
Требования к письменному обращению граждан
12.Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование Администрации района, в которую направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество Главы Администрации муниципального района или соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
13.Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование Администрации района или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон, электронный адрес.
Условия, сроки и время личного приема граждан в Приемной Администрации района
14.Прием граждан в Приемной Администрации района ведут Глава Администрации муниципального района, заместители Главы Администрации муниципального района.
Руководители отделов Администрации ведут прием граждан в служебных кабинетах, в соответствии с графиком приема граждан.
15.Непосредственную организацию личного приема граждан в Приемной Администрации района осуществляет управляющий делами Администрации района.
16.Прием граждан проводится по предварительной записи зав. приемной. Запись на прием осуществляется ежедневно (понедельник-пятница с 9.00 до 18.00).
17.Зав. приемной Администрации района помимо организации приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.
18.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, либо документ, подтверждающий полномочия на представление интересов другого лица.
Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан
19.Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются компьютером с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста, и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции.
20.В приемной Администрации района размещена информация о режиме приема граждан главой Администрации.
21.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.
Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
22.Результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан является: объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение поставленных в обращении вопросов, принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушений прав, свобод и законных интересов граждан, направление заявителю письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законе Республики Башкортостан от 12.12.2006 №391 « Об обращениях граждан в Республики Башкортостан».
23.Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.
Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
24.Обращение не рассматривается по существу, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
25.Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.
26.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
27.Работники Администрации района, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.
28.Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
29.При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, результаты которого докладываются Главе Администрации района.
30.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя органа Администрации. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Администрации района исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в органе Администрации или структурном подразделении.
III.Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)
31.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в органах Администрации района;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.
Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
32.Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Администрацию района или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из государственных органов для рассмотрения по поручению.
33.Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, поступить по почте, каналам факсимильной связи, электронной почты.
34.Все письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, присланные по почте, по каналам факсимильной связи, электронной почты, через сайт Администрации муниципального района - поступают в общий отдел управления делами Администрации района.
35.Работник, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;
- прикладывает впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес Администрации района нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан управления делами Администрации района, второй приобщается к поступившему обращению.
36.Работники, ответственные за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщают управляющему делами Администрации района.
Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
37.Обращения, поступившие в отдел по работе с обращениями граждан управления делами Администрации района регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления, обращения, поступившие из государственных органов регистрируются в день поступления.
38.Работник, ответственный за регистрацию обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация муниципального района Калтасинский район" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационном журнале указывают фамилию и инициалы заявителя и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;
39.Письма на иностранных языках до регистрации направляются для перевода .
Направление обращения на рассмотрение
40.После регистрации обращения граждан передаются главе Администрации для рассмотрения и после резолюции направляют исполнителям для подготовки ответов.
41.Письма граждан не направляются на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.
42.Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
43.Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной Администрации района, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.
44.В случае, если вопрос поставленный в обращении, не относится к полномочиям Администрации района, то обращение в течение не более семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, полномочный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к полномочиям нескольких органов или должностных лиц местного самоуправления, копии обращений в течение не более семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
45.Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в Администрацию района подписываются управляющим делами Администрации района или его заместителем.
46.Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается общим отделом.
47.В органах Администрации района обращения, зарегистрированные для исполнения, согласно резолюции, передаются исполнителям через приемную администрации под роспись.
48.Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем адресату, в органы Администрации района.
Рассмотрение обращений в Администрации муниципального района Калтасинский район
49.Поступившие в Администрацию района (далее - подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в общем отделе, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
50.Обращения граждан могут рассматриваться непосредственно в Администрации района (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу.
51.Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
52.В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Срок исполнения обращений, поставленных Главой Администрации на «Особый контроль», исчисляется от даты наложения резолюции, но не должен превышать 15 дней от регистрации обращения.
53.Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
54.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
55.В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в общий отдел, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, управляющий делами Администрации района направляет обращение в правоохранительные органы.
56.Результатом рассмотрения обращений в Администрации района является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.
Личный прием граждан
57.Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, либо документа подтверждающего полномочия на представление интересов другого лица. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, участники Великой Отечественной войны, граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.
58.Работник Приемной Администрации района приглашает прибывшего в Приемную Администрации района гражданина на беседу, регистрирует заявителя.
В случае повторного обращения работник Приемной осуществляет подборку всех имеющихся в общем отделе материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
59.Работник Приемной информирует заявителя о порядке разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения. На граждан, записанных на прием к руководителям, оформляется карточка личного приема гражданина.
60.Во время беседы работник Приемной вправе направить заявителя в соответствующий орган Администрации муниципального района, либо в соответствующую администрацию сельского поселения.
С графиком приема граждане могут ознакомиться на информационных стендах или по телефону Приемной Администрации района.
61.Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
Прием Главы Администрации муниципального района
62.Запись на прием осуществляется в Приемной Администрации района.
63.На личном приеме Главы Администрации муниципального района по его указанию при необходимости присутствуют: заместители Главы Администрации района по направлению, управляющий делами, юристконсульт Администрации.
Допускается подготовка и направление письменного ответа гражданину за подписью Главы Администрации или, согласно его поручению, заместителем Главы Администрации по соответствующему направлению.
Оформление ответа на обращение граждан
64.Ответы на обращения граждан подписывают Глава Администрации или должностные лица в пределах своей компетенции.
65.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
66.В ответе в государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
67.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
68.Ответы заявителям и в государственные органы печатаются на номерных бланках установленной формы, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации муниципального района. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
69.Подлинники обращений граждан в государственные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
70.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного рассмотрения письменного обращения.
71.В правом нижнем углу на копии ответа делается надпись "В дело". Контроль за правильностью списания письма «В дело» осуществляет управляющий делами Администрации района и должностное лицо, давшее поручение по рассмотрению обращения.
72.После регистрации ответа специалист общего отдела по работе с обращениями граждан производит отправку корреспонденции.
Отправление ответов без регистрации не допускается.
Ответ на письменное обращение регистрируется номером исходящего письма.
В случае, если ответ заявителю регистрируется исходящим номером органа Администрации района, то и отправка производится этим же подразделением, а копия ответа в обязательном порядке подшивается с оригиналом обращения.
73.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
74.Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется общим отделом в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации района.
Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям
75.Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в установленном законодательством порядке.