Приложение к Приказу от 07.09.2016 г № 003-405 Административный регламент
Перечень документов, представляемых проверяемым юридическим лицом
1.Государственный, муниципальный архив:
1.1.Учредительные, правоустанавливающие документы:
- устав;
- положение об архивном отделе (управлении, секторе);
- положение о структурных подразделениях архива;
- должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников.
1.2.Организационно-распорядительные документы:
- приказы директора государственного архива, постановления (распоряжения) органа местного самоуправления муниципального образования, относящиеся к основной деятельности архива, в том числе о назначении ответственных, возложении обязанностей;
- штатное расписание;
- положение о справочно-информационном фонде (СИФ), научно-справочной библиотеке (НСБ) архива;
- положение о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и др.);
- протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий;
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- инструкция по технике безопасности и охране труда;
- журнал учета инструктажа по охране труда, технике безопасности;
- инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях;
- инструкция об охранном режиме архива;
- инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;
- договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;
- схема эвакуации людей и документов.
1.3.Планово-отчетные документы:
- планы работы архива и отчеты об их выполнении за проверяемый период;
- отраслевые разделы программы социально-экономического развития, отчеты о ходе их реализации;
- акты и справки по итогам предыдущей проверки;
- сметы расходов на содержание архива, отчеты об их исполнении.
1.4.Учетные документы:
- порядок учета документов;
- схема учета документов;
- паспорт архива и пояснительная записка к нему;
- сведения об изменении в составе и объеме фондов;
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- листы и карточки фондов;
- листы учета аудиовизуальных документов;
- дела фондов;
- реестр описей;
- описи дел;
- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
- паспорт архивохранилища;
- лист учета и описания уникального документа;
- список фондов, содержащих особо ценные документы;
- опись (или номерник) особо ценных дел;
- реестр описей (номерников) особо ценных дел, документов;
- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
- опись страхового фонда;
- схемы размещения фондов в архивохранилище;
- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;
- карты-заместители;
- карточки учета архивных документов с повреждениями носителя, текста;
- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;
- книга выдачи дел во временное пользование;
- карточки учета необнаруженных архивных документов;
- карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;
- журнал учета температурно-влажностного режима.
1.5.Документы по работе с источниками комплектования:
- список организаций - источников комплектования архива;
- список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архива;
- наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;
- планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;
- учетно-справочная картотека работы с источниками комплектования;
- договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами - источниками комплектования архива;
- журнал учета договоров;
- документы по проведению и учету лекций, семинаров, учебе лиц, ответственных за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования.
1.6.Документы по использованию архивных документов:
- каталоги, указатели, обзоры документов;
- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;
- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок;
- порядок работы читального зала архива;
- личные дела пользователей;
- журнал учета посетителей и тематики исследований;
- тематико-экспозиционные планы выставок;
- тексты лекций, экскурсий, школьных уроков, опубликованных телерадиопередач, статей в средствах массовой информации, Интернете;
- журналы учета проведения лекций, экскурсий, школьных уроков;
- журналы учета опубликованных телерадиопередач, статей в средствах массовой информации, Интернете.
2.Архив организации, учреждения:
2.1.Организационно-распорядительные и планово-отчетные документы:
- приказы (распоряжения) о назначении ответственных, возложении обязанностей, создании экспертной комиссии;
- положение об архиве;
- положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии (ЭК, ЦЭК);
- протоколы заседаний и решения ЭК (ЦЭК);
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- инструкция об охранном режиме архива;
- инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;
- схема эвакуации людей и документов;
- акты и справки по итогам предыдущей проверки;
- план работы архива.
2.2.Учетные документы:
- паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;
- книга учета поступления и выбытия документов;
- список фондов;
- лист фонда;
- дело фонда;
- реестр описей;
- описи дел;
- паспорт архивохранилища;
- опись особо ценных дел;
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;
- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;
- книга учета выдачи дел во временное пользование;
- карточки учета необнаруженных архивных документов;
- журнал учета температурно-влажностного режима.
2.3.Документы по использованию архивных документов:
- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;
- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.