Приложение к Постановлению от 17.01.2006 г № 2 Положение
Положение об архивном отделе администрации городского округа город октябрьский
1.Общие положения
1.1.Администрация городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела Администрации;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация городского округа г. Октябрьский РБ образует в своем составе архивный отдел по делам архивов, выполняющий функции муниципального архива городского округа г. Октябрьский РБ.
1.3.Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации городского округа г. Октябрьский РБ без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке, имеет штамп или бланки со своим наименованием.
1.4.Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием Администрации городского округа г. Октябрьский РБ - учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан, постановлениями главы Администрации городского округа г. Октябрьский, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Управления по делам архивов при Правительстве РБ и настоящим Положением.
1.6.Положение об Отделе утверждается постановлением главы Администрации с учетом рекомендаций (по согласованию) Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7.Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются главой Администрации городского округа г. Октябрьский РБ.
1.8.Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляются за счет средств бюджета городского округа г. Октябрьский РБ.
1.8.1.Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета Республики Башкортостан (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в городском округе г. Октябрьский РБ).
1.9.Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов: его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
2.Задачи и функции
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел: представление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов по обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
2.1.1.Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Башкортостан, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Башкортостан, образовавшихся в процессе деятельности Администрации городского округа г. Октябрьский РБ по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Республики Башкортостан;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории городского округа г. Октябрьский РБ;
- печатных аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2.Отдел по согласованию с Администрацией городского округа г. Октябрьский РБ может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3.Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значения, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией городского округа г. Октябрьский РБ и согласовываемых с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.2.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа г. Октябрьский РБ;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан поступивших по организации описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.3.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа г. Октябрьский о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение вопросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных архивных справочников о составе и содержании документов.
2.4.Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти Республики Башкортостан в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3.Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1.Представлять Администрацию городского округа г. Октябрьский по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2.Вносить на рассмотрение Администрации городского округа г. Октябрьский и Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов в организации документов и делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией городского округа г. Октябрьский вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории городского округа г. Октябрьский, независимо от их ведомственной подчиненности и форме собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
3.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа г. Октябрьский, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией городского округа г. Октябрьский и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8.Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Администрации городского округа г. Октябрьский РБ, Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, общественными организациями для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4.Организация работы
4.1.Отдел возглавляет начальник. Начальник и инструкторы первой категории Отдела являются муниципальными служащими.
Начальник отдела назначается и освобождается главой Администрации городского округа г. Октябрьский. Это решение может согласовываться с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации городского округа г. Октябрьский РБ. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
4.2.Начальник отдела:
4.2.1.Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
4.2.2.Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в источниках комплектования перед Администрацией и в установленном порядке - перед Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
4.2.3.Деятельность Отдела организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой Администрации городского округа г. Октябрьский РБ с учетом рекомендаций Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.
4.4.Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой Администрации городского округа г. Октябрьский РБ в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Республики Башкортостан в установленном порядке.
Управляющий
делами Администрации городского
округа г. Октябрьский РБ
М.А.ЧЕРКАШНЕВ